Voorbeeld databestanden en veelgemaakte fouten

Op deze pagina vindt u de volgende informatie:

• Een video ter instructie voor het opstellen van data bestanden.
• Voorbeeld van bestanden in een Excel, CSV (door komma's gescheiden waarden) en XML bestand. Zo dienen uw bestanden er uit te zien wanneer u aanlevert via het Gemeenteportaal
• Veel voorkomende problemen bij de de data aanlevering van CSV of Excel (.xlsx) bestanden.
• Tips om uw data bestand direct goed aan te leveren door het exact aan alle voorgeschreven eisen te laten voldoen

Instructievideo met voorbeeld databestand

Voorbeelden van correcte databestanden

De onderstaande bestanden dienen als voorbeeld. Let op! Uw data kan alleen verwerkt worden wanneer het exact aan de voorgeschreven opbouw en naamgeving voldoet. Lukt het niet om de bestanden te openen? Klik dan na het selecteren van het bestand rechtsboven op download (zie icoon ) om het document te downloaden.

1. Voorbeeld bestand Excel : 12345678_XLS_KWAL_ZorgMetPassie_09072018174533.xlsx

2. Voorbeeld bestand CSV : 12345678_CSV_KWAL_ZorgMetPassie_09072018174533.csv

3. Voorbeeld bestand XML : 12345678_XML_KWAL_ZorgMetPassie_09072018174533.xml . Deze XSD is daarnaast beschikbaar voor uw interne controle van de technische XML eisen : SAM_rom_samengesteld SDF V001.xsd. Dit bestand kan uitgevoerd worden met o.a. XML notepad 2007 of Altova XMLSPY

Veel voorkomende fouten bij de aanlevering van CSV of Excel bestanden

De afgelopen tijd hebben veel zorgaanbieders data bestanden bij ons aangeleverd. We hebben veel testbestanden (het eerste data bestand wordt gezien als testbestand om te kijken of het inhoudelijk en technisch voldoet aan alle eisen) ontvangen die niet correct waren en daardoor niet verwerkt konden worden. Hieronder ziet u de meest voorkomende fouten bij de aanlevering van de data bestanden. Aan u het verzoek om deze door te nemen en bij het aanmaken van het data bestand hier rekening mee te houden.

1. Kolomkoppen

Vaak zijn de kolomkoppen aangepast en zijn zij incorrect. De kolomkoppen moet exact overeenkomen met de voorgeschreven opbouw in het data bestand. Wanneer dit niet het geval is, dan kan het bestand niet verwerkt worden omdat het programma niet kan herkennen om welke data het gaat.

De correcte kolomkoppen zijn:

• zorgaanbiedercode
• pseudoBSN
• datum
• gebruiktMeetinstrument
• typeRespondent
• totaalscoreMeting
• status

Voorbeelden van kolomkoppen die niet correct zijn:

1. Kolomkoppen met een leesteken erachter zoals een ':' ; Zorgaanbiedercode:;PseudoBSN:;Datum van de meting:;Gebruikt meetinstrument:;Type respondent:;Totaalscore meting:;Status:
2. Kolomkoppen met spaties in de kopteksten; gebruikt Meetinstrument;type Respondent;totaalscore Meting
3. Kolomkoppen met speciale tekens erin zoals '<>' of extra informatie zoals 'gas/ct' ; <agbcode>;<pseudobsn>;<datum afname>;<meetinstrument gas/ct>;<type respondent>;<totaalscoring -1 t/m 2>;<status>

Onze tip is:

• Neem de kolomkoppen van het voorbeeld bestand EXACT over en pas deze NIET aan. Kopieer en plak ze in uw bestand.
• Gebruik geen spaties. Pas de kolomkoppen niet met spaties aan voor een betere leesbaarheid.
• Stel uzelf na het invullen van uw data bestand de volgende vraag: Staan er extra letters, cijfers, spaties of speciale tekens in mijn kolomkoppen?

2. Verplichte velden en de ingevulde waarden

Regelmatig komt het voor dat verplichte velden niet ingevuld worden maar leeggelaten worden. Wanneer een bepaald gegeven bij u niet bekend is, zoals bijvoorbeeld de 'datum', waarop de meting is afgenomen, dan moet de gehele meting niet aangeleverd worden. Dit geldt ook in die situatie wanneer het BSN niet bekend is van de betreffende cliënt. Zonder BSN (pseudoBSN) is het niet mogelijk om de metingen te koppelen met de toewijzingen. In dat geval levert u de meting dus niet aan.

Daarnaast worden er vaak waarden aangeleverd die incorrect zijn.

Zeker bij datum-velden worden verschillende varianten aangeleverd die niet verwerkt kunnen worden, zoals:

• 'Geen'
• '15 november 2019'.

Ook bij de kolom ‘zorgaanbiedercode’ worden regelmatig verkeerde waarden aangeleverd, zoals 'onbekend'. 
Lever in de kolom 'zorgaanbiedercode' de AGB-code aan, zoals die in de enquête is opgegeven.

Let ook op dat Excel voor u de datums niet afkort tot bijvoorbeeld 01-01-20 in plaats van 01-01-2020. Deze verkorte jaartallen worden niet verwerkt. Staat dit in uw Excel automatisch afgekort ingesteld? Zo verhelpt u dit:

Selecteer de velden die u wilt aanpassen (de kolom met de datums). Klik op het kleine pijltje dat rechts naarbeneden wijst naast ‘Getal’ (in het grijs), om de weergave aan te passen.
Zie het plaatje hieronder.

Hier ziet u welke optie u moet selecteren als je het gehele jaar wil kunnen weergeven. Selecteer de optie die in blauw is weergegeven in onderstaand plaatje. Wanneer u vervolgens op “OK” klikt zullen de geselecteerde datums verspringen naar de volledige variant in plaats van de afgekorte.

Onze tip is:

• Lever de data aan in de structuur zoals deze opgenomen is in het voorbeeld bestand. Hieronder nogmaals het overzicht van de specificaties per veld.
• Stel uzelf na het invullen van uw data bestand de volgende vragen: zijn alle verplichte velden ingevuld? Is dezelfde opmaak en inhoud aangehouden als in de onderstaande tabel vinden is? Indien dit het geval is, zullen er geen problemen met de verwerking van uw data optreden.  

3. Lege regels

Wat ook regelmatig voorkomt zijn lege regels in het data bestand. Op het moment dat er lege regels tussen uw gegevens staan stopt de data verwerking en worden alle andere metingen onder de lege regel niet meer meegenomen.

4. Additionele kolommen

Voor interne doeleinden worden ook vaak extra kolommen aan het bestand toegevoegd. De verwerking via ZorgTTP kan hier niet tegen. Deze a.u.b. NIET opnemen in het bestand. Tip: Maak een apart bestand aan voor intern gebruik en kopieer alleen de benodigde velden naar het aan te leveren bestand.

5. Meer dan één tabblad

Wanneer er een Excel met meer dan één werkblad wordt aangeleverd, kiest het programma voor verwerking van het eerste werkblad. Het handigst is om het werkblad van gegevens op te slaan als CSV. Mocht u toch een Excel met meerdere werkbladen willen gebruiken, dan moeten de door SDF benodigde gegevens altijd op het eerste werkblad in de Excel te staan. Alleen deze worden verwerkt.

6. Extra informatie / verklaringen

Vaak zien we ook lange verhalen in het data bestand met daarin verklaringen, bijvoorbeeld over waarom wel/niet bepaalde metingen zijn aangeleverd. De software is er niet op ingericht deze te begrijpen of te verwerken. Deze a.u.b. NIET opnemen in het bestand. 

7. Aanleveren van Excel als XML

Ten onrechte wordt een Excel soms als XML aangeleverd. Dat format kan dan echter niet worden verwerkt. Een XML is een tekstbestand met een specifiek opbouw, zoals in het voorbeeld (in de tabel) is te zien.

Onze tip is:

• Stel uzelf na het invullen van uw data bestand de volgende vragen: staan er lege regels in mijn data bestand? Heb ik extra kolommen of tabbladen toegevoegd in het bestand? Heb ik meer informatie gegeven dan in het voorbeeld beschreven staat? Indien dit het geval is wijkt uw bestand af van de voorgeschreven structuur. Afwijkingen van de structuur van het bestand worden door de verwerking van ZorgTTP tegen gehouden. Door het nog even nalopen van uw bestand met onze tips voorkomt u teleurstellingen.