Geldige databestanden aanleveren

Outcome-indicatoren van Jeugdhulp en WMO

Voor SDF zal InfinitCare de aanlevering van outcome-indicatoren door aanbieders van Jeugdhulp en WMO (beschermd wonen en thuis plus) ondersteunen. InfinitCare verwerkt de toewijzingen en outcome-indicatoren met de applicatie SAM. Deze gegevens worden per cliënt per toewijzing aan elkaar gekoppeld. Dit document beschrijft de wijze waarop de zorgaanbieders de outcome-indicatoren in hun databestand ter verwerking kunnen aanbieden. Hierbij is onder andere de indeling en de naamgeving binnen het bestand cruciaal om te zorgen dat uw datasets direct verwerkt kunnen worden.

Uitgangspunten

Deze beschrijving heeft een aantal uitgangspunten:

• Gemeenten registreren in hun systemen alle benodigde trajectgegevens voor de aanlevering aan SAM
• Zorgaanbieders registreren tenminste één gegeven waarmee outcome-indicatoren gerelateerd kunnen worden aan cliënt-, dan wel trajectgegevens uit de gemeentelijke systemen. Dit wordt het koppelnummer genoemd. Hiervoor word het (pseudo-)BSN gebruikt.
• Waar ‘traject’ staat kan ook ‘zorgarrangement’ worden gelezen. Dit betekent hetzelfde

Mogelijke wijzen van aanlevering

Uw datasets met meetresultaten worden afhankelijk van uw keus óf via het gemeenteportaal óf zelfstandig via de PVM naar SAM toe aangeleverd als tekstbestanden of Excelbestanden. Hierbij kan gekozen worden voor het gebruik van de volgende formats:

1. XML-indeling, waarbij alle gegevens in één bestand worden aangeleverd;
2. CSV-indeling, waarbij de metingen in een bestand worden aangeleverd
3. XLSX-indeling, waarbij de metingen in een bestand wordt aangeleverd (deze indeling heeft niet de voorkeur); alleen in te lezen via het Gemeenteportaal.

Deze formats worden onder verder toegelicht. De rest van deze beschrijving betreft de via het Gemeenteportaal aangeboden bestanden, niet het zelfstandig werken met de PVM . 

Tip: Zie Voorbeeld databestanden en veelgemaakte fouten voor voorbeelden van de aan te leveren bestandsformaten.

Indeling en naamgeving van de bestanden

1. XML-indeling

Let goed op dat veldnamen exact overeenkomen met de naamgeving uit de sectie 'Inhoud van de gegevenssets' (Dat geldt ook voor hoofdlettergebruik!). In het geval ze niet exact overeenkomen worden deze gegevens niet verwerkt in SAM. Loop uw bestand voor het insturen dus goed na om teleurstellingen en extra werk te voorkomen. 

Het bestand met de outcome-indicatoren omvat in een boomstructuur de volgende gegevens:

Niveau 0: <Totaal>
Niveau 1: <Zorgaanbieder>
Niveau 2: <Client>
Niveau 3: <Meting>

Voorbeeld:
<Totaal>
   <Zorgaanbieder zorgaanbiedercode=”29999999”>
      <Client koppelnummer=”1” pseudoBSN=”123456789”>
        <Meting metingnummer=”15234” datum=”12-01-2016” gebruiktMeetinstrument=”GAS”… />
      </Client>
   </Zorgaanbieder>
</Totaal>

2.  CSV-indeling

In de CSV-indeling worden één bestand met metingen aangeleverd. Let daarbij op, dat de CSV op de juiste manier is samengesteld:

• Eerste regel bevat kolomkoppen, gescheiden door ‘;’ (puntkomma). Volgorde van velden is niet van belang. Velden waarbij de kolomkop niet overeenkomen met de naamgeving uit hoofdstuk 5 worden niet verwerkt in SAM.
• Gegevens-regels hebben ook scheidingsteken ‘;’ (puntkomma)

Voorbeeld Meting
zorgaanbiedercode;pseudoBSN;datum;…
12345678;123456789;01-04-2018;... 

3: XLSX-indeling

In de XLSX-indeling wordt alleen een bestand met metingen aangeleverd. Let daarbij op, dat de Excel-bestand op de juiste manier is samengesteld:

• Eerste regel bevat kolomkoppen. Volgorde van velden is niet van belang. Velden waarbij de kolomkop niet overeenkomen met de naamgeving uit hoofdstuk 5 worden niet verwerkt in SAM.
• Gegevens-regels bevatten geen formules, alleen ‘kale’ data.
• Wanneer de zorgaanbiedercode met een nul ('0') begint, neem dat dit veld op als tekstveld (begin met een quote), zodat de nul zichtbaar blijft in Excel

De exacte naamgeving van uw dataset en velden

Een standaard naamgeving wordt gehanteerd om onze software het soort bestand te laten herkennen, om de aanleverende organisatie te herkennen en de bron van van aanlevering te bepalen. Deze naamgeving dient aangehouden te worden voor aanleveringen met de PVM. Voor aanleveringen via het Gemeenteportaal is de naamgeving niet vereist, maar wel aanbevolen. Het format van de bestandsnaam is als volgt:

• [AGB-code]_[Inhoud]_[Naam]_[Datum-tijd].[Extensie]
• Voorbeeldnaam: 12345678_XLS_KWAL_ZorgMetPassie_09072018174533.xlsx

Daarbij wordt puur en alleen de volgende informatie verwacht in de velden, waarbij de informatie in 'Inhoud' zoals eerder vermeld exact hetzelfde format moet volgen:

Inhoud van uw datasets

Vanuit de zorgaanbieder worden gegevens verwacht met betrekking tot:

• Patiënt (ter identificatie)*
• Meting (resultaat meting Doelrealisatie of Cliënttevredenheid)

Merk op dat de velden, waarbij ‘PK’ staat, de unieke identificatie van de entiteit aangeven. Wanneer deze dubbel worden aangeleverd, wordt de vorige waarde overschreven.

Hou bij de selectie van metingen voor uw bestand rekening met de volgende criteria: 

• Alleen geldige metingen of metingen die niet zijn afgerond mogen aangeleverd worden. Bij de laatste groep geldt de status 'Onvolledig' of 'Nee'
• Van deze groep geldige metingen moeten alle metingen worden aangeleverd. Hierbij geldt de status 'Volledig' 

Voor diverse coderingen zijn de Code tabellen van SDF leidend.

*Vanuit de gemeenten en vanuit de zorgaanbieders worden gegevens aangeleverd, die door SAM aan elkaar worden gekoppeld middels een patiënt-identificatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het BSN, omdat hiermee bepaald kan worden dat het om dezelfde persoon gaat. InfinitCare noemt dit het ‘pseudoBSN’, omdat deze gegevens bij de verwerking onmiddellijk worden gepseudonimiseerd, zodat geen directe herleidbaarheid meer bestaat naar de betreffende persoon en daarna dus alleen nog met het pseudoBSN gewerkt wordt.