Veelgestelde vragen (FAQ)

Owned by Ed van Bruggen (Unlicensed)
Last updated: Jan 13, 2021 by Inge Hobbel (Unlicensed)
11 min read

Toegang tot het Gemeenteportaal van Sociaal Domein Fryslân 

Hoe krijg ik toegang tot het Gemeenteportaal?

Om toegang te krijgen tot het Gemeenteportaal dient u gecontracteerd te zijn door het Sociaal Domein Fryslân (SDF). SDF meldt u vervolgens aan bij InfinitCare, waarna van ons een korte enquête toegestuurd krijgt over uw situatie als zorgaanbieder. Hierna ontvangt u de verwerkersovereenkomst. Zodra u zowel de enquête als de verwerkersovereenkomst ingestuurd heeft krijgt u toegang tot het Gemeenteportaal.

Inloggen in het Gemeenteportaal

Hoe kan ik inloggen binnen het Gemeenteportaal? 

Na het aanmaken van uw account voor het Gemeenteportaal kunt inloggen met de aan u verstrekte inloggegevens. Deze heeft u ontvangen op uw opgegeven e-mailadres. Na het invullen van uw accountnaam en wachtwoord ontvangt u een e-mail of sms met een verificatiecode. Na het invullen hiervan bent u succesvol ingelogd. Zie voor een uitgebreide instructie de pagina Inloggen

Waarom krijg ik een verificatiecode? 

Na het invoeren van uw gebruikersnaam en wachtwoord krijgt u via e-mail of sms een verificatiecode toegestuurd zodat uw account extra beveiligd wordt. Na het invoeren van deze code bent u ingelogd en komt u pas in het dashboard. Bij iedere inlogpoging krijgt u een nieuwe verificatiecode via de e-mail of sms gestuurd. Op deze manier weet u zeker dat alleen u bij uw gegevens kan.

Waarom ontvang ik geen e-mails van het Gemeenteportaal?

Het kan zijn dat de e-mail in plaats van in uw inbox in uw 'ongewenst' of 'spam' folder terecht is gekomen. Controleer of u ingelogd bent in het bij het Gemeenteportaal geregistreerde e-mail account en loop uw folders nogmaals na. Heeft u na tien minuten nog geen e-mail op het opgegeven account gekregen? Neem dan contact met ons op.

Ik ben mijn wachtwoord voor het Gemeenteportaal vergeten. Wat moet ik doen?

Op de inlogpagina heeft u de mogelijkheid om via Wachtwoord vergeten? een nieuw wachtwoord aan te vragen. U ontvangt een nieuw wachtwoord op het e-mail adres van uw account. Wanneer u inlogt met het nieuwe wachtwoord wordt u gevraagd een zelf gekozen wachtwoord in te stellen.

Kan ik een ander wachtwoord instellen? 

U kunt uw wachtwoord wijzigen. Let op dat uw wachtwoord uit minimaal 10 karakters bestaat en minimaal 1 hoofdletter, 1 kleine letter, 1 cijfer en 1 leesteken bevat. 

Databestanden opbouwen

Hoe maak ik mijn in te sturen dataset?

U maakt een data set aan via uw ROM applicatie. Heeft u geen ROM applicatie aangeschaft? Dan dient de data handmatig opgemaakt te worden. In beide gevallen moet de data qua opbouw en inhoud aan bepaalde eisen voldoen voordat deze beveiligd en verwerkt kan worden. Zie Interface Outcome-indicatoren om te beslissen welke bestandsindeling (CSV, Excel of XML) het beste bij uw situatie past en hoe de dataset opgebouwd dient te worden. Zie Voorbeeld bestanden aanlevering om een beter beeld te krijgen van de inhoud van de aan te leveren dataset.

Wat voer ik in bij 'pseudoBSN'?

Hier voert u het werkelijke BSNummer in van de cliënt, dit BSN wordt door InfinitCare ontvangen als een versleutelde code die het pseudoBSN wordt genoemd.

Wat dien ik in te voeren bij 'Datum'?

Hier voert u de datum in waarop de eindmeting is afgenomen.

Wat voer ik in bij 'TypeRespondent'?

Hier voert u de persoon in die de eindmeting heeft ingevuld. Het meetinstrument dat u hiervoor gebruikt schrijft voor welke respondenten het meetinstrument kunnen gebruiken. In veel gevallen zal de respondent de cliënt zelf zijn, u voert dan code 01 in. Zie het definitiehandboek voor de andere coderingen en meer informatie.

Welke code voer ik in voor doelrealisatie of cliënttevredenheid bij 'TotaalscoreMeting'?

Doelrealisatie wordt gemeten met de Goal Attainment Scaling (GAS) methodiek, de mogelijke coderingen hiervoor zijn -1, 0, 1, 2 (+1 en +2 zijn ook juist).

Cliënttevredenheid kan met verschillende meetinstrumenten worden afgenomen. Een schoolrapportcijfer van 1 t/m 10 (gehele getallen) dient hier ingevoerd te worden.

Het kan zijn dat uw meetinstrument een andere scoring kent dan bovengenoemde coderingen, in dat geval is een omscoring/afronding nodig. Zorg ervoor dat de door u gekozen omscoring/afronding consistent gebruikt blijft worden.

Er worden meerdere doelen gemeten per cliënt, wat dien ik aan te leveren?

Per afgesloten toewijzing kan één GAS meting aangeleverd worden, wanneer meerdere metingen zijn afgenomen kunt u kiezen uit de volgende opties, zolang u deze keuze consistent toepast:

  • Score van het doel dat de behandeling het beste representeert

  • Langetermijndoel score

  • Afgerond gemiddelde van de doelen

Moet ik de outcome-indicator ‘Uitval’ op te nemen in de aanlevering?

Nee, deze outcome-indicator wordt aangeleverd door SDF.

Waarom wordt het beschikkingsnummer van de toewijzing niet uitgevraagd?

Het beschikkingsnummer wordt niet gevraagd omdat deze aangeleverd wordt door SDF. De toewijzing wordt aan de juiste meting gekoppeld via de indicatoren 'BSN' en 'Datum meting'.

Waarom is het van belang een tijd aan te geven in de naamgeving van het bestand?

De tijd in de naamgeving zorgt ervoor dat ieder bestand dat u aanlevert een unieke naam heeft, dit voorkomt dat aangeleverde bestanden elkaar overschrijven wanneer deze dezelfde naam hebben. De voorgeschreven naamgeving van uw bestand is niet verplicht.

Vanaf welke datum dien ik data van afgesloten toewijzingen aan te leveren?

Dit hangt af van de nieuw afgesloten toewijzingen. Uw eerste aanlevering bevat de metingen van alle afgesloten toewijzingen vanaf het bijwonen van uw eerste SDF-sessie. Voor de SDF-sessie wordt u uitgenodigd door SDF zelf. Daarna dient u enkel de nieuw afgesloten toewijzingen iedere maand aan te leveren.

Kan ik metingen van meerdere cliënten in één bestand aanleveren?

Ja, dit kan. We raden aan om de meetinformatie van alle cliënten in één bestand aan te leveren voor het overzicht en gemak.

Moeten de metingen in een vaste volgorde aangeleverd worden?

Nee, CSV en Excel bestanden dienen geen vaste volgorde van metingen (regels) te hebben. Het is dus niet verplicht om twee metingen van één cliënt onder elkaar te hebben staan. De waarden binnen de meting (de kolommen) hebben wel een vaste volgorde, wijzig de volgorde of namen van uw kolommen daarom niet.

XML bestanden kennen een andere opbouw. Zie sectie 3 van Interface Outcome-indicatoren voor meer informatie.

Waarom is het Excel document opgesteld met metingen per regel en niet cliënt per regel?

Metingen per regel is de gebruikelijke wijze van opbouw van het document bij ROM leveranciers. InfinitCare sluit hierom aan bij de opmaak van de documenten van ROM leveranciers.


Databestanden aanleveren

Welke data moet ik aanleveren? 

U dient alleen metingen aan te leveren van de outcome-indicatoren Doelrealisatie en Cliënttevredenheid. De outcome-indicator Uitval hoeft u niet aan te leveren aangezien de gemeente al over deze informatie beschikt. Zie de informatiepagina Definitiehandboek voor de codering van de aan te leveren data.

U hoeft alleen van de afgesloten Jeugd en Beschermd Wonen trajecten data aan te leveren in het gemeenteportaal. Van andere type zorg (zoals de lokale WMO-voorzieningen en WLZ) hoeft u geen data aan te leveren.

Ik meet nog geen doelrealisatie of cliënttevredenheid, kan ik vast 1 van de 2 aanleveren?

Ja, u levert dan de metingen aan van de outcome-indicator die u wel heeft afgenomen, bijvoorbeeld enkel metingen van cliënttevredenheid. Zodra u de andere outcome-indicator ook afneemt voegt u deze metingen toe aan uw bestand.

Wat moet ik aanleveren als ik gebruik maak van een onderaannemer?

Degene die een toewijzing krijgt voor het leveren van de zorg van SDF blijft verantwoordelijk voor het aanleveren van doelrealisatie en cliënttevredenheid over dat traject. Dit is de hoofdaanbieder. Onderaanbieders worden niet door gemeente voorzien van een toewijzing.
Indien de hoofdaanbieder van mening is dat een andere aanbieder beter de regie kan hebben, en gemeente stemt daarmee in dan wordt het bestaande traject van de hoofdaanbieder ingetrokken of afgerond (zonder resultaat behaald). Daartoe worden dan berichten verzonden door de hoofdaanbieder en nieuwe toewijzingen verstuurd door de gemeente. De aanbieder die tot dan regie had (hoofdaanbieder was) moet alsnog de uitkomsten leveren indien er zorg geleverd is. Bij het vroeg intrekken van de toewijzing wordt de toewijzing ongedaan gemaakt middels berichten en komt er geen melding van tevredenheid en doelrealisatie.

Hoe lever ik data aan?

Data aanlevering gebeurt altijd via het Gemeenteportaal, omdat dit de enige route is die aan de AVG voldoet. Wanneer u data inleest (uploadt) in het Gemeenteportaal worden BSN nummers namelijk versleuteld tot een pseudoBSN zodat uw data niet meer te herleiden is naar de cliënt.

Waarom kan ik mijn CSV/XML bestand niet kiezen bij 'bestand uploaden'?

Uw bestandstype wordt niet automatisch getoond in het geopende zoekvenster.
Om uw bestanden te tonen gaat u rechts onderin het venster naar 'Aangepaste bestanden' en selecteert u 'alle bestanden'. U kunt nu uw CSV of XML bestand selecteren om te uploaden.

Wat gebeurt er als ik geen data aanlever? 

Onderdeel van de overeenkomst met SDF is de sturing op resultaten. Zonder de aanlevering van de data kunnen de resultaten niet op goede wijze in kaart worden gebracht en voldoet u niet aan uw afspraken met SDF. 

Ik ontvang herinneringsmails ter aanlevering, maar heb geen nieuwe data aan te leveren. Wat nu?

Deze herinneringsmails worden maandelijks standaard naar alle gebruikers van het Gemeenteportaal gestuurd om de kans te verhogen dat alle data hier op tijd instaat. Zo blijven uw rapportages uw situatie accuraat weergeven. Indien u in een maand geen toewijzingen gefinancierd door SDF heeft afgesloten of verlengd, hoeft u na het ontvangen van de herinneringsmail niets te doen. U kunt de reminder negeren of verwijderen zonder verdere consequenties. U levert pas weer data aan via het Gemeenteportaal wanneer u een toewijzing voor SDF heeft afgesloten of verlengd.

Hoe vaak moet ik data aanleveren? 

Afgesloten toewijzingen dienen na maximaal één maand aangeleverd te worden. We adviseren maandelijks alle afgesloten toewijzingen  aan te leveren. 

Zijn er kosten verbonden aan de aanlevering van data? 

Er zijn geen kosten verbonden aan het aanleveren van data aan het Gemeenteportaal. Wel kunnen er eventueel kosten in rekening worden gebracht door uw EPD- of ROM-leverancier voor het doorsturen van data of samenstellen van een databestand. 

Wat is een betaalbaar systeem om mijn doelrealisatie mee bij te houden?

Indien u hiervoor liever geen ROM- of EPD-applicatie aanschaft kunt u ervoor kiezen uw doelrealisatie apart in te voeren binnen het gemeenteportaal.

Is het mogelijk om de data automatisch aan te leveren? 

Ja, XML en CSV bestanden kunnen via een webservice automatisch worden aangeleverd. u dient een applicatie te gebruiken om de webservice aan te kunnen roepen. Wenst u hier gebruik van te maken? We helpen u graag, neem contact op met servicedesk@infinitcare.nl. Zie ook de informatiepagina Aanvraag licentiesleutel voor geautomatiseerde aanlevering.

Hoe weet ik of de aangeleverde data geaccepteerd is en van goede kwaliteit is?  

Nadat u de data hebt ingelezen, wordt de data 's nachts verwerkt. Bij deze verwerking worden kwaliteitsrapportages samengesteld die u kan downloaden in het Gemeenteportaal. Zie de informatiepagina Databestanden inlezen, beheren en datarapportages voor meer informatie over de kwaliteitsrapportages.

Wat moet ik als zorgaanbieder van de Jeugd en WMO aanleveren?

Het is de bedoeling dat alleen de afgesloten Jeugd, Beschermd Wonen en ThuisPlus (WMO) trajecten worden geüpload in het gemeenteportaal.

Wat moet ik als zorgaanbieder van de WLZ aanleveren?

De lokale WMO-voorzieningen en WLZ hoeven niet aangeleverd te worden.

Wat moet ik aanleveren als mijn cliënt (van 17 jaar) verjaart (naar 18) en als volwassene behandeld gaat worden? 

Van de toewijzing van de jeugdigen moeten de cliënttevredenheid en GAS ingediend worden, binnen een maand voor of na afsluiten. 

Moet ik van de pleegzorg metingen aanleveren?

Nee, dit hoeft niet. Pleegzorg valt niet onder het project 'sturen op resultaat' van SDF.

Wat moet ik doen bij een cliënt die geen BSN heeft? 

De behandeluitkomsten kunnen niet verwerkt worden zonder BSN. Echter dient u deze voor SDF alsnog uit te vragen om de behaalde resultaten te kunnen blijven monitoren.

Wat lever ik aan bij duurzame trajecten waar geen nieuwe toewijzing voor geldt? Moet ik een stop-bericht versturen?

Bij duurzame trajecten dient u bij de jaarlijkse verlenging de behandelresultaten in het Gemeenteportaal in te lezen, en daarnaast bij verlenging een (stop) bericht 307 te sturen. Ook als er geen nieuwe toewijzing is aangevraagd. Daarna kunt u direct uw meetresultaten van dit traject aanleveren via het Gemeenteportaal.

Moet ik voor losse of gestapelde producten die aan een toewijzing gekoppeld zijn apart outcome-indicatoren afnemen?

Voor de producten die aan een toewijzing gekoppeld worden (zoals bijvoorbeeld 'verblijf') hoeft u niets extra's te meten. U meet de doelrealisatie en cliënttevredenheid over de toewijzingen wanneer deze aflopen of verlengd worden ongeacht de gekoppelde producten.

Moet ik mijn medicatiebeschikkingen aanleveren?

Nee, medicatiebeschikkingen hoeft u niet aan te leveren.

Kan ik anoniem ingevulde vragenlijsten aanleveren?

Helaas kunnen wij anonieme vragenlijsten als CQI’s niet gebruiken doordat deze niet gekoppeld verwerkt kunnen worden.

Waarom mag ik een andere vragenlijst of behandeldoel kiezen voor eenzelfde cliëntengroep dan een andere zorgaanbieder?

Door SDF is de keuze gemaakt om niet te bepalend te zijn in hoe er gemeten en hoe doelen bepaald moeten worden. Het is de wens om zoveel mogelijk aan sluiten bij de praktijk van de zorgaanbieder, terwijl er gestuurd blijft worden op zorgresultaten via bepaalde outcome-indicatoren die iedereen wel aanlevert.

Rapportages

Waar kan ik de resultaten van mijn metingen vinden?

De resultaten van uw metingen vinden in de rapportages. Deze staan in het hoofdmenu van het Gemeenteportaal onder Zorgmonitor. U selecteert uw gemeente, waarna u de rapporten kunt inzien. Voor het raadplegen van deze informatie dient u ingelogd te zijn.

Wat betekenen de grafieken die in mijn rapportages worden getoond?

U vindt in uw rapportage vier grafieken over Doelrealisatie, Cliënttevredenheid, Reden Einde Toewijzing en Respons. Meer informatie over de grafieken en hun betekenis vindt u hier.

Wat betekent het als ik een rode balk zie in mijn kwaliteitsrapportage?

Na het indienen van het testbestand worden fouten niet meer per mail gemeld. Die mogelijke fouten vindt u vanaf dan terug in de rapportage, in de rode balk. Deze fouten kunt u corrigeren in uw bestand en wanneer u deze opnieuw indient wordt het vorige bestand (met fouten) overschreven.

De kwaliteitsrapportage geeft de zwarte foutmelding dat een veld verkeerd is ingevuld en niet verwerkt kon worden. Wat kan ik nu doen?

U kunt in het ingediende Excel bestand nalopen of het betreffende veld (bijvoorbeeld datum) geen extra tekens of tikfoutjes bevat door nogmaals op het veld in Excel te klikken en in de witte balk bovenin het bestand te lezen wat daar aangegeven staat. Dit komt overeen met de 'waarde' die helemaal rechts in de kwaliteitsrapportage wordt aangegeven als fout ingevuld. Dit kunt u vervolgens aanpassen tot een toegestane waarde en het bestand opslaan en opnieuw indienen. Voor zaken als BSN nummers die niet kloppen kunt u in de administratie en anders op deze site nagaan of hier bijvoorbeeld een tikfout ingezeten heeft waardoor de BSN niet gekoppeld kon worden aan een bij SDF bekende cliënt. Wanneer u deze vervolgens heeft gewijzigd kunt u het bestand opnieuw indienen, waarna de wijzigingen de dag erna in het Gemeenteportaal te zien zijn.

Hoe wordt de respons bepaald?

In de rapportage binnen het Gemeenteportaal wordt de respons bepaald op basis van het percentage toewijzingen waarvan de Cliëntervaring en de Doelrealisatie bekend en gekoppeld is. De respons is afhankelijk van de informatie die InfinitCare van de zorgaanbieder en de gemeente ontvangt nadat deze via de PVM verwerkt is. Hierbij is de voorwaarde dat de meting binnen de periode moet vallen van een maand voor- en een maand na de einddatum van de toewijzing.

Informatiebeveiliging en privacy

Ik wil meer informatie over de privacy en veiligheidsmaatregelen

De TTP InfinitCare hecht grote waarde aan beveiliging en juiste omgang van persoonsgegevens. InfinitCare is gecertificeerd voor ISO-27001 en NEN-7510, waar jaarlijks een audit op uitgevoerd wordt. Er is daarnaast een Information Security Management System (ISMS) opgezet. Hiermee en met de uitvoering van de bijbehorende activiteiten kunnen we aantoonbaar maken dat we op een verantwoordelijke wijze voldoende aandacht besteden aan informatiebeveiliging.

Alle data wordt verstuurd via een beveiligde SSL-verbinding. Gegevens die herleidbaar zijn naar een individuele cliënt (bijv. BSN) worden versleuteld opgeslagen in de database, zodat deze niet te herleiden zijn naar een cliënt. Bij het tonen van de rapportages wordt rekening gehouden met indirecte herleidbaarheid. Wanneer er voor een bepaald profiel minder dan 5 toewijzingen zijn, dan wordt de gehele regel niet getoond in de rapportages binnen het gemeenteportaal. Dit geldt alleen voor de rapportages die voor de gemeente / SDF beschikbaar zijn. Als zorgaanbieder ziet u altijd alle toewijzingen. 

Voldoet de TTP InfinitCare aan de AVG?

De TTP InfinitCare voldoet als verwerker aan de AVG. InfinitCare heeft onder andere een verwerkingsregister opgesteld.

Andere maatregelen die InfinitCare onderneemt in het kader van privacy en informatiebeveiliging zijn:

  • De periodieke uitvoering van ethical hack tests op onze systemen om mogelijke veiligheidslekken op te sporen.

  • De pseudonimisatie van persoonsgegevens om herleidbaarheid naar cliënten te voorkomen.

  • Het rekening houden met indirecte herleidbaarheid, door bijvoorbeeld velden die indirect te herleiden zijn naar personen te encrypten.

  • Het opstellen van een verwerkersovereenkomst waarin wordt overeengekomen hoe we met persoonsgegevens omgaan en met welk doel.

Wie is InfinitCare, de Trusted Third Party (TTP)s?

InfinitCare ondersteunt organisaties binnen het zorgveld om hun resultaten in kaart te brengen. InfinitCare ondersteunt hierbij organisaties in verschillende zorgsectoren, waaronder de GGZ, jeugdhulp en WMO. Voor meer informatie over de missie en waarden van InfinitCare klikt u hier.