Inleiding

Met SAM Automeet kunnen ROM-metingen automatisch worden verstuurd zonder tussenkomst van behandelaren of zorgadministratie. Dit heeft twee voordelen:

1. Het heeft grote impact op het responspercentage, met weinig uitval op het gebied van ongeldige metingen.

2. Veel werk wordt uit handen genomen van de zorgadministratie of behandelaren die de metingen nu inplannen.

Vanuit de gewenste situatie wordt binnen SAM Automeet aangegeven (geplande acties) wanneer welke meetinstrumenten verstuurd moeten worden. Op basis van de aangeleverde EPD-data en de al aanwezige metingen wordt vervolgens bepaald of er een meting naar de cliënt of behandelaar verstuurd moet worden. Als dit het geval is, wordt een melding doorgegeven aan de betreffende ROM-applicatie die op haar beurt de meting verstuurt.

Een meting wordt uitgezet als: 

• het behandeltraject aan de criteria voldoet van de geplande acties

• er geen juiste meting aanwezig is in SAM of aangemaakt is binnen de ROM-applicatie.

Hoe werkt SAM Automeet

De module bepaalt op basis van EPD-data en uw meetproces het moment waarop een meting verstuurd moet worden. De ROM-applicatie krijgt dan een melding, waarna de vragenlijst wordt klaargezet en verstuurd naar de cliënt.

Open

De metingen kunnen worden ingeschoten in ROM-applicaties als QuestManager, Embloom en NetQ.

Voorwaarden SAM Automeet

Er zijn enkele voorwaarden waaraan moet worden voldaan, om gebruik te kunnen maken van SAM Automeet

• De zorgaanbieder heeft een ROM-applicatie welke geschikt is voor SAM Automeet.

• De ROM-leverancier blijft verantwoordelijk voor het daadwerkelijk aanmaken en versturen van de meting.

• Er is een interface tussen SAM Automeet en de ROM-applicatie, omdat hierdoor de cliëntinformatie binnen beide systemen identiek is.

• Er kunnen over alle trajecten metingen worden ingesteld. De onderliggende parameters dienen wel aanwezig te zijn in de exportbestanden.

• Voor een goede werking van SAM Automeet moeten de aanwezige ROM-metingen in SAM actueel

• zijn.

Raadplegen geplande acties

De inrichting van de meetstructuur vindt plaats in SAM bij Beheer/Taken/Beheer geplande acties. Daar kan een geplande actie gemaakt worden.

Open

Aanmaken geplande actie

Vervolgens kan het meetproces per meetinstrument worden ingericht.

De inrichting bestaat uit drie onderdelen:

1. Type actie

2. Specificatie van behandeltrajecten

3. Bepaling geldigheidsperiode meting

4. Bepaling meting en respondent

De onderdelen zijn in dezelfde volgorde in het blauwe, rode en groene kader aangegeven.

Type Actie

Het is mogelijk om hier aan te geven hoe metingen moeten worden gegenereerd en/of welke werklijsten bepaald moeten worden die op het uitzetten van metingen betrekking hebben.

Specificatie van behandeltrajecten

Deze instellingen bepalen voor welke behandeltrajecten het betreffende meetinstrument uitgezet moet worden.

• Trajecttype: het financieringstype waar het behandeltraject betrekking op heeft.

• Zorgdomein: het zorgdomein, waar het zorgtraject betrekking op heeft.

• Zorgpad kenmerk: het zorgpad, waar het zorgtraject betrekking op heeft.

• Minimum en maximum leeftijd patiënt: Alleen behandeltrajecten worden meegenomen, waarbij de leeftijd van de cliënt op het verwerkingsmoment hieraan voldoet.

• Patiënttype ROM: Dit kenmerk kan door de zorgaanbieder bij de cliënt worden gedefinieerd binnen het EPD. In het geval dit veld meekomt in het in te lezen EPD-bestand, kan op basis van dit veld het traject nader worden gespecificeerd.

• Taal: Dit kenmerk zorgt ervoor dat alleen van cliënten, waarbij in het EPD-bestand is aangegeven wat de specifieke taal is de betreffende behandeltrajecten geselecteerd worden. Dit kenmerk wordt vaak gebruikt bij Taal-specifieke meetinstrumenten. 

• Welk traject: Dit kenmerk zorgt ervoor dat alleen alleen bij bepaalde trajecten (eerste, niet eerste of alle) een meting wordt uitgezet.

Bepaling geldigheidsperiode meting

Deze instellingen bepalen het moment waarop een meting uitgezet moet worden en de periode waarop deze ingevuld mag worden. 

• Datum type: Het type datum (controle datum) dat als startpunt wordt genomen om de invulperiode van de meting te bepalen.

• Afwijking ideale ROM-meetdatum t.o.v. datumtype in dagen: Het aantal dagen (negatief of positief) t.o.v. het datumtype, waarop de meting in principe zou moeten worden ingevuld door de respondent

• Meting herhalen: Kenmerk dat aangeeft of de meting herhaalt moet worden om een x aantal dagen of maanden. De periode waarvoor dit geldt wordt bepaald door ‘Afwijking Ideale ROM-meetdatum t.o.v. datumtype in Dagen’.

• Uitzetten meting na einde traject: Het kenmerk dat aangeeft of er nog metingen uitgezet moeten worden na het einde van het traject.

• Maximaal aantal keer herhalen na einde traject: De periode die aangeeft hoe vaak na het einde van het traject er nog een meting moet worden uitgezet.

• Meetperiode voor ideale ROM-meetdatum in dagen: Het aantal dagen vooraf aan de "ideale ROM-meetdatum". Dit kenmerk bepaald vanaf welk moment metingen worden uitgezet.

• Meetperiode na ideale ROM-meetdatum in dagen: Het aantal dagen na de "ideale ROM-meetdatum". Dit kenmerk bepaald tot welk moment metingen ingevuld kunnen worden, voordat de meting de status missed krijgt.

Nb: De tijdseenheid (dagen, weken, maanden) kan ingesteld worden bij parameter 5.15 binnen beheer. Bij deze beschrijving wordt uitgegaan van "Dagen".

Bepaling meting en respondent

Hier wordt het te gebruiken meetinstrument aangegeven, het type respondent en een eventuele volgorde van de meetinstrumenten.

• Meetinstrument: Het meetinstrument dat uitgezet moet worden. Hierbij wordt uit de in SAM bekende meetinstrumenten gekozen.

• Meetinstrument code in ROM-systeem: Bij dit kenmerk wordt de eventuele codering van het meetinstrument ingevuld, zoals deze binnen het ROM-systeem bekend is. 

• Type respondent: De respondent die de meting moet invullen. Hierbij wordt uit de in SAM bekende respondenten gekozen.

• Volgorde meetinstrumenten: In het geval dat meerdere metingen tegelijkertijd worden verstuurd kan de volgorde worden aangegeven.

Met onderstaande instellingen wordt bepaald of er een meting moet worden uitgezet voor een traject. Er wordt geen rekening gehouden met niet ingevulde criteria.

Tips en trucs

Bij het herhalen van metingen is het ook nodig om eventueel een eerste uit te zetten meting ook te plannen. De herhalingen gaan pas in na x aantal dagen na de betreffende datum. Moet er op de betreffende datum ook een meting worden uitgezet dan is daarvoor een aparte regel noorzakelijk.

Tijdens de nachtverwerking wordt bepaald voor welke behandeltrajecten er metingen uitgezet moeten worden. Bij het beoordelen voor welke behandeltrajecten een metingen uitgezet moet worden, wordt rekening gehouden met de volgende criteria:

• Alleen voor behandeltrajecten die voldoen aan de criteria wordt gekeken of er een meting moet worden uitgezet.

• Alleen die metingen worden uitgezet, waarvan startdatum van de meetperiode is verstreken en de einddatum nog niet.

• Alleen voor die behandeltrajecten worden metingen uitgezet, wanneer er binnen de betreffende periode nog geen meting aanwezig is of er geen meting is aangemaakt binnen het ROM systeem zelf (controle via de ingelezen metingen).

Voorbeeld bepalen periode meetinstrument OQ45 (voormeting)

Ingerichte regel

• Datumtype: eerste afspraakdatum

• Afwijking ideale ROM-meetdatum t.o.v. datumtype in Dagen: -10 dagen

• Meetperiode voor ideale ROM-meetdatum in dagen: 5 dagen

• Meetperiode voor ideale ROM-meetdatum in dagen : 15 dagen

EPD-data

• De startdatum van het behandeltraject 1-2-2018

• Intake: binnen het EPD bepaald als variabele "eerste afspraakdatum" aangeleverd: 1-3-2018

• De Optimale invuldatum wordt dan: 1-3-2018 - 10 dagen => 19-2-2018

• Het moment dat de meting uitgezet wordt vanuit de nachtverwerking: De Optimale invuldatum 19-2-2018 - 5 dagen => 15-2-2018

• Het moment waarop de meting ingevuld moet zijn binnen het ROM-systeem: De Optimale invuldatum 19-2-2018 + 15 dagen => 6/3/2018

Na het aanmaken van de meting kunnen deze acties teruggevonden worden in SAM bij Beheer/Taken/Beheer geplande acties.

Bij Raadplegen uit te voeren metingen worden alle metingen weergegeven die door SAM zijn klaargezet om te worden verstuurd. 

De detail informatie van een meting ziet er als volgt uit. 

Een meting kan verschillende statussen hebben:

1. Aangemaakt: Volgens de meetplanning is bepaald dat er een meting uitgestuurd moet worden. Deze is nog niet naar het ROM-systeem gestuurd.

2. Verstuurd: Deze meting is naar het ROM-systeem gestuurd en door het ROM-systeem geaccepteerd.

3. Fouten opgetreden: Deze meting is naar het ROM-systeem gestuurd en niet door het ROM-systeem geaccepteerd. Er zijn waarschijnlijk technische fouten opgetreden. Nader onderzoek is vereist.

4. Niet nodig: Wanneer er een meting is ingepland, echter de vorige meting staat nog open, dan wordt de nieuwe meting niet opgestuurd naar het ROM-systeem.

5. Herinnerd: Wanneer de meting nog openstaat en er is een nieuw meettraject bepaald wordt op de openstaande meting een herinneringsverzoek gedaan.

Het is mogelijk om een overzicht in te zien waarin is aangegeven hoeveel metingen via Automeet zijn verstuurd binnen een bepaalde periode. Deze functionaliteit is terug te vinden bij Beheer/Communicatie/Rapportage statistiek Automeet. 

Het resultaat van de verwerking ziet er als volgt uit: