Werklijsten Status Behandeltraject toegelicht

Deze module bestaat uit verschillende pagina's die hieronder zijn toegelicht.

Wellicht ziet u minder of andere knoppen dan opgenomen in deze handleiding. Uw omgeving is namelijk afgestemd op uw gebruik. Neem bij vragen contact op met uw implementatieconsultant of servicedesk@infinitcare.nl.

Deze werklijst toont een overzicht van trajecten, waarbij gekeken wordt wat het resultaat is van de behandeling. Afhankelijk van dit resultaat is het zinvol om de betreffende cliënt een andere behandeling aan te bieden.

Het is mogelijk om zelf een maximaal aantal van 3 meetinstrumenten op te nemen, waarvan de resultaten getoond worden.

Tevens is het mogelijk om door parameters aan te passen een subselectie te maken van de op dit moment in behandeling zijnde cliënten.

Van deze werklijst is geen specifieke variant gemaakt waarbij het mogelijk is om per behandelaar cliënten te selecteren.

Beginscherm en menu opties

Klik hier om uit te klappen

Inleiding

Na het selecteren van het hoofdmenu "Werklijsten" wordt een menustructuur getoond met de verschillende menu opties. De werklijsten zijn onderverdeeld in die per locatie en die per behandelaar. De werklijst "Status behandeltraject" is alleen beschikbaar onder het menu 'Per locatie".

Selecteren

Na het selecteren van een menu optie wordt een parameterscherm getoond, waarin per werklijst aangegeven kan worden wat de criteria zijn.

Werklijst Status behandeltraject

Klik hier om uit te klappen

Inleiding

De resultaten van deze analyses en het bepalen van additionele informatie wordt vervolgens in een werklijst geplaatst.

Bepalen behandeltrajecten

Afhankelijk van de selecties opgegeven in het parameterscherm gelden ook de volgende regels om de behandeltrajecten te bepalen die op de werklijst komen.

Bij het aanmaken van de werklijst gelden de volgende uitgangspunten:

Alle ingevoerde data moet gekoppeld zijn. Dit wordt standaard elke nacht uitgevoerd wanneer er nieuwe data is ingelezen.
Alleen trajecten worden getoond, die nog lopend zijn. Afgesloten behandeltrajecten worden NIET getoond
Alleen trajecten worden meegenomen, waarbij de eerste en laatste sessiedatum zijn ingevuld. Is een van de sessiedata niet ingevuld, dan wordt het traject niet meegenomen.
Wanneer er een prestatiecode bekend is, die aangeeft dat het traject 'te excluderen' is, dan wordt dit traject niet meegenomen. Deze behandeltrajecten bevatten geen inhoudelijke activiteiten.
Trajecten die klinisch zijn, worden niet meegenomen (zie 'Klinisch' hieronder)
In veel gevallen is van de openstaande trajecten geen prestatiecode bekend. In dat geval is het zinvol om bij parameter "Soort traject" de waarde "Alle soorten" te kiezen.

Klinisch

Een traject is klinisch wanneer bij het traject ook klinische dagen zijn opgegeven. Dit wordt of meegegeven vanuit het EPD of aangegeven vanuit het ROM systeem. Afhankelijk van uw situatie dient dit apart ingericht te worden. A.d.h.v. dit criterium kan bepaald worden of een cliënt al eerder een klinisch traject gevolgd heeft.

Al de hierboven geselecteerde behandeltrajecten worden vervolgens op de werklijst geplaatst.

Bepalen metingen

Afhankelijk van de selecties opgegeven in het parameterscherm gelden de volgende regels om de metingen te selecteren bij de behandeltrajecten.

De getoonde resultaten hebben betrekking op de gekoppelde metingen (zie koppelproces)
De metingen dienen ook betrekking te hebben op een van de meetdomeinen, die gelden voor het betreffende zorgdomein. Anders worden ze niet gekoppeld.

Werklijst Rapport

Op basis van de hierboven geselecteerde behandeltrajecten en de opgegeven parameters wordt vervolgens de werklijst gemaakt. Naast de data die direct betrekking heeft op de Cliënt, zorgtraject en behandeltraject worden ook additionele kenmerken berekend. De volgende groepen informatie wordt getoond op de werklijst.

In deze bijlage wordt een voorbeeld van een werklijst getoond.

Excel Werklijst status behandeltraject_2019-09-25.xls

Kenmerk	Beschrijving	Opmerking
Locatie	Locatiecode Naam van de locatie	Bij de werklijsten, die per locatie informatie tonen krijgt de gebruiker, die rechten heeft op meerdere locaties van elke locatie een apart tabblad met daarop de betreffende informatie.
Behandelaar	Naam van de behandelaar	Bij de werklijst locaties worden alle verantwoordelijken getoond, die in een bepaalde rol betrokken zijn bij het betreffende behandeltraject. De volgende rollen zijn mogelijk: 1: Hoofdbehandelaar / Regiebehandelaar 2: Behandelverantwoordelijke 3: Coördinatieverantwoordelijke 4: Evaluatie verantwoordelijke Wanneer er geen behandelaar gevonden kan worden bij het traject wordt de tekst "-Geen Behandelaar-" getoond.
Behandeltraject	Zorgdomein	Het zorgdomein, waar het zorgtraject betrekking op heeft.
	Trajecttype	Het trajecttype (financieringsvorm), waar het zorgtraject betrekking op heeft.
	Soort traject	De fase waarin het zorgtraject zich bevindt: Initieel Vervolg Geen prestatiecode (niet te bepalen)
Cliënt	Patientnummer	Het nummer waaronder de cliënt te identificeren is binnen de EPD / ROM systemen
	BSN	Het BSN waaronder de cliënt te identificeren is
	Geslacht	Het geslacht van de cliënt
	Geboortedatum	De geboortedatum van de cliënt
Behandeltraject	Startdatum behandeltraject	De startdatum van het behandeltraject (DBC / GBGGZ)
	Behandelduur	De duur van de behandeling in maanden, die bepaald wordt door de laatste sessiedatum af te trekken van de eerste sessiedatum. De duur wordt getoond in gehele maanden. Bijvoorbeeld: 4 maanden: Zo'n behandeltraject is nu minimaal 4 maanden en niet meer dan 5 maanden onderweg.
	Datum eerste sessie	De eerste sessie (inhoudelijke sessie) van het behandeltraject
	Datum laatste sessie	De laatste sessie (inhoudelijke sessie) van het behandeltraject op dit moment
Meetinformatie	Datum laatste meting	De datum van de meting, die als laatste is afgenomen bij de betreffende cliënt.
	1e meetinstrument: Verandering	De mate van verandering tussen de nameting (gekoppeld aan de laatste sessiedatum) en de voormeting (gekoppeld aan de eerste sessiedatum). Deze mate van verandering kan de volgende waarden hebben: Hersteld Het positieve verschil is groter dan de Reliable Change en de score van de nameting ligt onder de Cut Off (het punt, dat aangeeft of een cliënt hersteld is). Verbeterd Het positieve verschil is groter dan de Reliable Change en de score van de nameting ligt NIET onder de Cut Off (het punt, dat aangeeft of een cliënt hersteld is). Onveranderd Het verschil is (absoluut) kleiner dan de Reliable Change en dus van een zodanige orde dat het niet mogelijk is om over een significante verandering te spreken. Verslechterd Het negatieve verschil is groter dan de Reliable Change en de nameting geeft een slechter resultaat dan de voormeting.
	1e meetinstrument: Eerste score	De ruwe score (totaalscore) van de meting, die het dichtst bij de eerste sessiedatum ligt. Deze meting heeft natuurlijk betrekking op het eerste gespecificeerde meetinstrument.
	1e meetinstrument: Laatste score	De ruwe score (totaalscore) van de meting, die het dichtst bij de laatste sessiedatum ligt. Deze meting heeft natuurlijk betrekking op het eerste gespecificeerde meetinstrument.
	1e meetinstrument: Verschil score	De verschil score van de laatste meting t.o.v. de eerste meting. Deze meting heeft natuurlijk betrekking op het eerste gespecificeerde meetinstrument.
	2e en 3e meetinstrument: Verandering	Zie "1e meetinstrument: Verandering"
	2e en 3e meetinstrument: Eerste score	Zie "1e meetinstrument: Eerste score"
	2e en 3e meetinstrument: Laatste score	Zie "1e meetinstrument: Laatste score"
	2e en 3e meetinstrument: Verschil score	Zie "1e meetinstrument: Verschil score"

Parameterscherm

Klik hier om uit te klappen

Inleiding

Binnen dit hoofdstuk wordt aangegeven welke selectieparameters mogelijk zijn en welke velden op de verschillende werklijsten geplaatst worden. Bij het bepalen van de werklijst is het namelijk mogelijk om aan te geven dat bepaalde velden wel/niet op het rapport moeten staan. Dit afhankelijk van de wensen van de zorgaanbieder en individuele gebruiker.

Selectie parameters

De hieronder opgesomde parameters worden gebruikt om de trajecten te selecteren. Afhankelijk van het type werklijst worden bepaalde parameters wel/niet getoond.

Het is in veel gevallen ook mogelijk om alle waarden te selecteren.

Parameter	Default	Mogelijke waarden	Opmerking
Organisatie	Hoogste niveau		Op welk organisatiedeel moeten de behandeltrajecten betrekking hebben De gebruiker kan alleen die locaties/organisatie onderdelen selecteren, waartoe hij conform de autorisatie regels gerechtigd is. De locaties worden per niveau gesorteerd.
Soort traject	Initieel	Initieel Vervolg Geen prestatiecode	Alleen trajecten worden geselecteerd, die voldoen aan de opgegeven trajectsoort. Behandeltrajecten (DBC's) worden afhankelijk van de prestatiecode gekenmerkt als een Initieel of als een Vervolg traject. Dit gebeurd a.d.h.v. de eerste teken van de prestatiecode. Wanneer er geen prestatiecode bij de DBC is gedefinieerd dan wordt zo'n traject als 'geen prestatiecode' gekenmerkt.
Trajecttype	Geen	Alle trajecttypes	Alleen trajecten worden geselecteerd, die voldoen aan de opgegeven trajecttypes. Het trajecttype is afhankelijk van de financieringsvorm. Mogelijke varianten zijn DBC, GBGGZ, DBBC, Jeugdhulp etc
Meetinstrument (maximaal 3)	OQ45-sd EDE-Q MHC-SF	Alle meetinstrumenten	Van alle geselecteerde trajecten wordt van de opgegeven meetinstrumenten specifieke meetinformatie getoond.
Leeftijd van Leeftijd t/m	Geen		Alleen trajecten, waarbij de leeftijd van de cliënt ook valt binnen de opgegeven range worden meegenomen. De leeftijd wordt bepaald op basis van de geboortedatum en de startdatum van het behandeltraject.
Eerdere klinische opname	Nee		Of een cliënt al eerder een klinische opname heeft gehad ook op deze lijst moet komen. Wanneer een cliënt op dit moment een klinische opname heeft dan wordt de betreffende cliënt NIET meegenomen.
Duur van de behandeling Minimale Maximale	Min: 9 maanden Max: 12 maanden		Alle trajecten waarbij de behandelduur valt binnen de opgegeven periode worden meegenomen. De duur van de behandeling wordt bepaald a.d.h.v. de sessiedata. Wanneer er geen eerste sessiedatum of een laatste sessiedatum is wordt het betreffende traject niet meegenomen. Ps. Wanneer een ongeldige waarde wordt ingevoerd, dan wordt dit vertaald naar "0-maanden"

Velden op de rapporten

Van de hieronder opgesomde parameters is het mogelijk om deze wel / niet op het rapport te plaatsen. Afhankelijk van het type werklijst is het mogelijk om een bepaald veld wel/niet uit te zetten.

Parameter	Opmerking
Rol 1	Dit veld toont aan wie primair verantwoordelijk was. De inrichting van de behandelaar binnen SAM Zorgmonitor bepaald welke van de 'Rol'-velden getoond worden.
Rol 2	Dit veld toont aan wie behandelinhoudelijk verantwoordelijk was
Rol 3	Dit veld toont aan wie verantwoordelijk was voor de ROM Coördinatie
Rol 4	Dit veld toont aan wie verantwoordelijk was voor de evaluatie van de behandeling
Zorgdomein	Het zorgdomein, waaronder het traject valt
Trajecttype	Het trajecttype is afhankelijk van de financieringsvorm. Mogelijke varianten zijn DBC, GBGGZ, DBBC, Jeugdhulp etc
Soort behandeltraject	Behandeltrajecten (DBC's) worden afhankelijk van de prestatiecode gekenmerkt als een Initieel of als een Vervolg traject. Wanneer er geen prestatiecode bij de DBC is gedefinieerd dan wordt zo'n traject als 'geen prestatiecode' gekenmerkt.
Geslacht	Het geslacht van de Cliënt wordt weergeven als M of V
Startdatum behandeltraject	Het behandeltraject (DBC) wordt geopend op de datum waarop het eerste (directe of indirecte) Cliëntgebonden contact plaatsvindt. Het eerste contact kan zijn in het kader van pré intake, intake, diagnostiek, behandeling/ begeleiding, crisisopvang, verblijf of dagbesteding.
Datum eerste sessie	De datum eerste sessie wordt gebruikt als referentiepunt voor de voormeting. Bij een vervolg DBC-traject is dit de datum van de behandeltijdschrijfsessie die het dichtst ligt bij de startdatum van het vervolg traject.
Datum laatste sessie	De datum van de behandeltijdschrijfsessie die het dichtst ligt tegen de einddatum van het behandeltraject.
Patientnaam	De naam van de cliënt
Geboortedatum	De geboortedatum van de cliënt
Patientidentificatie	De identificatie binnen het EPD systeem van de cliënt

Overige parameters

Verder zijn er nog een aantal parameters, die bepalen hoe de output eruit komt te zien en of de betreffende werklijst eenmalig wordt aangemaakt of gepland.

Deze parameters zijn:

PDF of Excel
- Deze parameter geeft aan of de output een Excel bestand moet zijn of een PDF bestand.
- Het probleem met PDF bestanden is dat deze een maximum breedte hebben en dat daardoor niet altijd alle data getoond wordt.
Opnemen in planning
- Deze parameter gaat bij "Ja" naar een tweede scherm, waarin de planning van het meetinstrument kan worden aangegeven.
- Wanneer "Nee" wordt ingevuld, dan wordt de werklijst gelijk aangemaakt.

Werklijsten inplannen

Klik hier om uit te klappen

Inleiding

Het is bij elke werklijst ook mogelijk dat de betreffende werklijst (met zijn eigen specifieke inrichting) niet gelijk aangemaakt wordt, echter periodiek wordt aangemaakt en opgestuurd. Hierdoor wordt het meetproces nog beter ondersteund. In dit hoofdstuk wordt aangegeven hoe u een werklijst inplant, hoe de ontvanger weet dat er een nieuwe werklijst klaarstaat en hoe u de aangemaakte geplande taken kunt beheren.

Inplannen

Als de velden voor het rapport zijn gedefinieerd, dan kan de werklijst worden opgenomen in de planning. Wanneer de werklijst ingepland moet worden zorg er dan voor dat "Opnemen in planning" op "Ja" staat.

Hieronder ziet u het betreffende planningsscherm.

In eerste instantie krijgt u een overzicht te zien van de parameters die u hiervoor heeft ingevuld.

Vervolgens is het nodig om aan te geven voor welke persoon / afdeling de betreffende werklijst bedoeld is. Bij 'Kies een e-mailadres' selecteert u een e-mailadres uit de binnen SAM aanwezige e-mailadressen (1) of voer een nieuw e-mailadres op. Het is mogelijk om dezelfde werklijst naar verschillende personen op te sturen. Vul bij "Of voer een nieuw adres op" de betreffende e-mailadressen achterelkaar in, waarbij deze gescheiden worden door een ";" (2).

Bij deze optie worden alle unieke emailadressen getoond van de gebruikers, van de hier opgevoerde personen en van ingelezen behandelaren.
Bijvoorbeeld " info@infinitcare.com ; han.laarhuis@infinitcare.com "

Bepaal vervolgens wanneer de betreffende werklijst verstuurd moet worden. Een werklijst wordt verstuurd na een bepaalde actie of op een bepaald moment. Afhankelijk van de gemaakte keuzes worden meerdere opties getoond.

Wekelijks

Maandelijks

Elk kwartaal

Nb. Het is niet raadzaam om een werklijst te versturen na een taak, bijvoorbeeld 'Koppelen'. Het is beter om een moment te kiezen, waarop de werklijsten verstuurd worden. Kies dus bij de planning bij voorkeur voor Week of Maand.

Verwerking

Dagelijkst wordt tijdens de batchverwerking bekeken of de betreffende werklijsten aangemaakt moeten worden. Is dat het geval dan wordt de werklijst aangemaakt en krijgt de ontvangende persoon een email met daarin een link, waarmee de werklijst opgehaald kan worden.

Vervolgens kan de betreffende persoon de link aanklikken en wordt de betreffende werklijst opgehaald.

Beheren van geplande taken

Wanneer u een werklijst ingepland heeft dan wordt deze informatie opgeslagen bij "Beheer geplande taken". Daar heeft u de mogelijkheid om deze taken aan te passen en/of te verwijderen.

Stap voor stap

Ga naar "Beheer"
Kies voor "Taken" in het bovenste menu
Klik op "Beheer geplande taken"
Selecteer de geplande taak, die u wilt wijzigen (via het potlood)
Pas de geplande taak aan en druk vervolgens op "Wijzigen". alleen het e-mailadres en het moment is aan te passen.

Nb: Wilt u voor een generieke aanpassingen doen betreffende de parameters van de werklijst neem dan contact op met uw accountmanager om te bespreken hoe dit efficiënt uitgevoerd kan worden.