Training : SAM Automeet (concept)

SAM Automeet zorgt ervoor dat ROM-metingen automatisch worden klaargezet en verstuurd. Daarbij wordt rekening gehouden met een meetplanning en de al aanwezige metingen binnen SAM.

Dit kan u veel tijd besparen en zal zeker uw responspercentage verhogen, daar voor- en nametingen op het juiste moment worden ingepland.

In de training SAM Automeet krijgt u een volledige beschrijving hoe deze module werkt en hoe u deze binnen uw organisatie kan gebruiken.

Tijdens de training SAM Werklijsten komen onderstaande onderwerpen aan bod

Voor wie is deze training

voor gebruikers en beheerders die kennis willen maken met SAM Werklijsten
voor afdelingen en behandelaren die het responspercentage willen verhogen
voor diegene die willen onderzoeken waarom er geen juiste voor- en / of na metingen worden uitgezet

Wat is SAM Werklijsten

Het gaat bijvoorbeeld om geopende DBC-trajecten waar nog geen voormeting heeft plaatsgevonden. En om (bijna) afgesloten DBC-trajecten waar nog geen nameting heeft plaatsgevonden. Deze werklijsten geven duidelijk aan welke behandelaar of afdeling (locatie) verantwoordelijk is voor de desbetreffende DBC. Het kunnen ook behandeltrajecten zijn die op een andere manier zijn gefinancierd of die gebaseerd zijn op de zorgpaden van de instelling.

Daarnaast is er ook een werklijst waarmee u actief op de volledigheid van casemix-variabelen kunt sturen. Het gaat hierbij om data zoals leefsituatie en opleidingsniveau. SBG stelt deze data verplicht en enkele zorgverzekeraars stellen voorwaarden omtrent de aanlevering hiervan.

De werklijsten kunnen op verschillende wijze worden vormgegeven. Zo kan geselecteerd worden op onder andere afdeling, behandelaar, soort DBC en ook andere financieringstypes, zoals DBBC. De werklijsten kunnen automatisch worden verzonden naar de behandelaar in kwestie in een formaat naar keuze.

Bij het type rapport kan je zien staan 'Voor-Overig' of bijvoorbeeld 'Na-Afgesloten-Overig'. Het woord 'Overig' heeft te maken dat het zorgdomein geen EPA is.

EPA had in het verleden andere koppelsregels dan de overige zorgdomeinen. De koppelregels zijn nu voor alle zorgdomeinen hetzelfde.

Wie ontvangt de SAM Werklijsten

Stem intern af wie de werklijsten zouden moeten ontvangen. Dat moeten degene zijn die ook de metingen uitzetten of monitoren. Gaat het om een zorgadministratie of een behandelaar? En welke behandelaar? Meestal gaat het niet om de hoofdbehandelaar, maar om degene die het meeste contact heeft met de cliënt.

Van belang is dus ook hoe de behandelaar(-s) wordt gedefinieerd in de EPD-export. Staat daar de juiste behandelaar in?

Inrichting SAM Werklijsten

De inrichting SAM Werklijsten staat beschreven in de 'Handleiding' welke direct vanuit SAM toegankelijk is.

De directe link naar de Inrichting SAM Respons : Implementatie SAM Werklijsten

Werklijsten maken

Bij het aanmaken van de werklijsten kan je een selectie maken van de parameters voor Werklijst ROM Locatie en Werklijst ROM Behandelaar

De selectie parameters zijn voor beide werklijsten vrijwel gelijk. Als voorbeeld zal de Werklijst ROM Locatie worden uitgewerkt.

Verklaring van de velden op het rapport

Parameter	Omschrijving	Opmerking
Rol 1	Primair / neven	Het type behandelaar van het zorgtraject, dit kan primair of neven zijn.
Rol 2	Behandel verantwoordelijke	Inhoudelijk behandel verantwoordelijke
Rol 3	Coördinatie verantwoordelijke	Coördinatie verantwoordelijke Wordt meestal weggelaten, omdat deze niet is ingevuld
Rol 4	Evaluatie verantwoordelijke	De persoon welke verantwoordelijk is voor de evaluatie van de behandeling Wordt meestal weggelaten, omdat deze niet is ingevuld
Beroep	Beroep van de behandelaar	Het beroep van de behandelaar zoals deze in SAM wordt aangeleverd Wordt meestal weggelaten, omdat de informatie in het veld hetzelfde is
Locatiecode	Code van de locatie	De locatie kan een afkorting / code hebben
Naam locatie	Naam van de locatie	Dit is de volledige naam van de locatie
Zorgdomein	Zorgdomein	01 - Volwassenen EPA 02 - Volwassenen cure 04 - Kinderen & Jeugd 08 - Forensisch Psychiatrie 20 - Verslaving care 21 - Verslaving cure 30 - Psychogeriatrie 31 - Gerontopsychiatrie 41 - Dyslexie Wordt meestal weggelaten, als het zorgdomein overal hetzelfde is
Trajecttype	DBC DBBC GBGGZ	Het trajecttype is afhankelijk van de financieringsvorm
Soort behandeltraject	vervolg initieel geen prestatiecode	Voor SBG zijn DBC's en GBGGZ productgroepen vergelijkbaar: beiden zijn behandeltrajecten van maximaal één jaar.
Geslacht	M V	Het geslacht van de patient wordt weergeven als M of V
Startdatum behandeltraject	Startdatum behandeltraject	Het behandeltraject (DBC) wordt geopend op de datum waarop het eerste (directe of indirecte) patiëntgebonden contact plaatsvindt. Het eerste contact kan zijn in het kader van pré intake, intake, diagnostiek, behandeling/ begeleiding, crisisopvang, verblijf of dagbesteding. De datum van het eerste patiëntgebonden contact is de startdatum van de DBC.
Einddatum behandeltraject	Einddatum behandeltraject	De datum dat het behandeltraject (DBC) is afgesloten
Datum eerste sessie	Datum eerste sessie	De datum eerste sessie wordt gebruikt als referentiepunt voor de voormeting. Bij een vervolg DBC-traject is dit de datum van de behandeltijdschrijfsessie die het dichtst ligt bij de startdatum van het DBC-traject.
Datum laatste sessie	Datum laatste sessie	De datum van de behandeltijdschrijfsessie die het dichtst ligt tegen de einddatum van het DBC-traject.
Geldige voormeting	Ja Nee	Is er een geldige voormeting afgenomen
Meetinstrument voormeting	Meetinstrument voormeting	Met welk meetinstrument is de voormeting afgenomen, bijvoorbeeld HoNOS-12
Resterende looptijd	Resterende looptijd	De resterende looptijd voordat het DBC traject moet worden afgesloten. Een intiële DBC kan maximaal 365 dagen open staan en dient dus maximaal na 365 dagen afgesloten te worden.
Patiëntnaam	Patiëntnaam	De naam van de patient
Geboortedatum	Geboortedatum	De geboortedatum van de patient
Patiëntidentificatie	Patiëntidentificatie	D patiëntidentificatie kan mogelijk het koppelnummer zijn.te zijn om metingen te koppelen aan een patiënt. Wordt meestal weggelaten, omdat deze informatie niet is ingevuld
Categorie excluderen	Moeten er categoriëen worden geexcludeerd	Crisis DBC-trajecten – (prestatiecodes eindigend op 013, 014, 015, 016, 165, 166, 213, 214, 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507) Diagnostische DBC-trajecten – (prestatiecodes eindigend op 007, 008, 009, 162, 163, 164, 211, 212, 262, 263, 307, 508, 509, 510, 511, 512, 513, 514) Geen behandeling bij 24 uurs verblijf DBC-trajecten (prestatiecodes eindigend op 001, 000) Indirecte tijd DBC-trajecten - (prestatiecodes eindigend op 002, 003, 004, 005, 160, 161, 259) Transitieprestatie DBC-trajecten (GB GGZ) – (prestatiecodes beginnend met 805)
Reden einde behandeltraject	De reden waarom het behandeltraject is beeindigd.	In onderling overleg beëindigd zorgtraject/ patiënt uitbehandeld Afsluiten vanwege openen vervolg-DBC Reden voor afsluiting bij behandelaar/ om inhoudelijke redenen Et cetera
Te gebruiken meetinstrumenten	Te gebruiken meetinstrumenten	Welke meetinstrumenten worden er tijdens de behandeling gebruikt.
Ongeldige voormetingen	Ongeldige voormetingen	Het gebruikte meetinstrument bij de voormeting bevat een waarde die geldig is in de referentietabel ‘Meetinstrument’ uit het document SBG codelijsten. Het gebruikte meetinstrument bij de voormeting is identiek aan het gebruikte meetinstrument bij de nameting. Het aantal dagen tussen de datum van de meting en de datum van de eerste behandelsessie ligt binnen de vastgestelde meetmarges. Wordt meestal weggelaten, omdat deze informatie niet is ingevuld
Ongeldige nametingen	Ongeldige nametingen	Het gebruikte meetinstrument bij de voormeting is identiek aan het gebruikte meetinstrument bij de nameting. Indien de score niet of niet juist is ingevuld, dan is de code 99 (Missing) aangeleverd. Indien bij 2 of 3 vragen de score ongeldig is, dan wordt dit zorgtraject niet meegenomen bij de score.
Datum eerste afspraak	Datum eerste afspraak	Wordt meestal weggelaten, omdat deze informatie niet is ingevuld
Datum eerste evaluatie	Datum eerste evaluatie	Wordt meestal weggelaten, omdat deze informatie niet is ingevuld

Werklijsten inplannen

Selecteer een e-mailadres uit de binnen SAM aanwezige email adressen of voer een nieuw email adres op. Het is mogelijk om dezelfde werklijst naar verschillende personen te sturen. Vul bij "Of voer een nieuw adres op" de betreffende e-mailadressen achter elkaar in, waarbij deze gescheiden worden door een ";".

Bepaal vervolgens wanneer de betreffende werklijst verstuurd moet worden. Een werklijst wordt verstuurd na een bepaalde actie of op een bepaald moment. Afhankelijk van de gemaakte keuzes worden meerdere opties getoond. Het is niet raadzaam om een werklijst te versturen na een taak, bijvoorbeeld 'Koppelen', de reden daarvoor is dat bijvoorbeeld het secretariaat of behandelaren ongewenst te frequent de werklijsten krijgen toegestuurd. Kies dus bij de planning bij voorkeur voor Week of Maand, dit in overleg met de zorgaanbieder.

Afronden

De training afronden door nogmaals kort de onderwerpen toe te lichten die besproken zijn. Vragen aan de deelnemers of er nog vragen of onduidelijkheden zijn.