Versions Compared

Version Old Version 9 New Version 10
Changes made by

Han Laarhuis

Han Laarhuis

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Deze module bestaat uit verschillende pagina's die hieronder zijn toegelicht.

Wellicht ziet u minder of andere knoppen dan opgenomen in deze handleiding. Uw omgeving is namelijk afgestemd op uw gebruik. Neem bij vragen contact op met uw implementatieconsultant of servicedesk@infinitcare.nl.


Table of Contents
maxLevel3
outlinetrue

 

Beginscherm en menu opties

Expand
titleKlik hier om uit te klappen

Inleiding

Na het selecteren van het hoofdmenu "Werklijsten" wordt een menustructuur getoond met de verschillende menu opties. De werklijsten zijn onderverdeeld in die per locatie en die per behandelaar.


Selecteren

Na het selecteren van een menu optie wordt een parameterscherm getoond, waarin per werklijst aangegeven kan worden wat de criteria zijn.


Werklijst ROM (Voor- en nameting)

Expand
titleKlik hier om uit te klappen

Inleiding

Er zijn werklijsten per organisatieonderdeel (locatie) of per behandelaar. Bij elke optie worden 3 verschillende analyses uitgevoerd.

  • Eén analyse bepaald bij welke trajecten het nog mogelijk is om een geldige nameting te krijgen. Het betreft hierbij zowel openstaande als afgesloten behandeltrajecten.
  • Eén analyse bepaald bij welke afgesloten trajecten het nog mogelijk is om een geldige nameting te krijgen.
  • Eén analyse bepaald bij welke openstaande trajecten het nog mogelijk is om een geldige nameting te krijgen.

De resultaten van deze analyses en het bepalen van additionele informatie wordt vervolgens in een werklijst geplaatst.

Bepalen behandeltrajecten

Bij het bepalen voor welke behandeltrajecten het nog steeds mogelijk is om een geldige voormeting te krijgen wordt gekeken welke behandeltrajecten een eerste sessiedatum hebben die minder dan 13 weken (default van de parameter) oud is en die geen geldige voormeting hebben. Dit overzicht kan zowel betrekking hebben op openstaande als op afgesloten trajecten. 

Deze trajecten krijgen op de werklijst bij "Type Rapport" de waarde "Voor"

Actie: Bij deze behandeltrajecten is actie vanuit de organisatie nodig om ervoor te zorgen dat er een geldige meting komt. 

Bij het bepalen voor welke afgesloten behandeltrajecten het nog steeds mogelijk is om een geldige nameting te krijgen wordt gekeken welke afgesloten behandeltrajecten een laatste sessiedatum hebben die minder dan 13 weken (default van de parameter) oud is en die geen geldige nameting hebben. 

Deze trajecten krijgen op de werklijst bij "Type Rapport" de waarde "Na-Afgesloten"

Actie: Bij deze behandeltrajecten is actie vanuit de organisatie nodig om ervoor te zorgen dat er een geldige meting komt. 


Bij het bepalen voor welke openstaande behandeltrajecten het nog steeds mogelijk is om een geldige nameting te krijgen wordt gekeken welke openstaande behandeltrajecten een resterende looptijd hebben die minder dan 13 weken (default van de parameter) is en die nog geen geldige nameting hebben. 

Deze trajecten krijgen op de werklijst bij "Type Rapport" de waarde "Na-Openstaand"

Actie: Bij deze behandeltrajecten is een mogelijke actie vanuit de organisatie nodig om ervoor te zorgen dat er een geldige meting komt. 

Al de hierboven geselecteerde behandeltrajecten worden vervolgens op de werklijst geplaatst. 

Werklijst Rapport

Op basis van de hierboven geselecteerde behandeltrajecten en de opgegeven parameters wordt vervolgens de werklijst gemaakt. Naast de data die direct betrekking heeft op de patiënt, zorgtraject en behandeltraject worden ook additionele kenmerken berekend. De volgende groepen informatie wordt getoond op de werklijst.

In deze bijlage wordt een voorbeeld van een werklijst getoond. 

Excel Werklijst locatie_2019-04-15.xls


KenmerkBeschrijvingOpmerking
Locatie 

Locatiecode

Naam van de locatie

Bij de werklijsten, die per locatie informatie tonen krijgt de gebruiker, die rechten heeft op meerdere locaties van elke locatie een apart tabblad met daarop de betreffende informatie. 
Behandelaar Naam van de behandelaar

Bij de werklijst locaties worden alle verantwoordelijken getoond, die in een bepaalde rol betrokken zijn bij het betreffende behandeltraject.

Bij de werklijst behandelaar wordt van een behandelaar aangegeven wat de rol is, waarin hij bij een bepaald DBC traject betrokken is.

Zie hiervoor ook Parameter 5.10

Patiënt

BSN

Geslacht

Naam

Geboortedatum

Patientidentificatie

Deze informatie is nodig om te bepalen op welke patiënt het behandeltraject betrekking heeft.

Afhankelijk van de eisen / wensen van de zorgaanbieder wordt gevoelige identificerende patiëntinformatie getoond. 

Zie hiervoor ook Parameter 5.11

Zie hiervoor ook Parameter 5.12

Behandeltraject

Zorgdomein

Trajecttype

Soort traject

Startdatum

Einddatum

Eerste sessiedatum

Laatste sessiedatum

Eerste afspraakdatum

Eerste evaluatiedatum

Categorie excluderen

Reden einde traject

Deze informatie is geeft achtergrond informatie over het traject. A.d.h.v. deze informatie is beter te bepalen wat de kans is om alsnog een geldige meting te krijgen. 
Meet informatie

Geldige voormeting

Meetinstrument voormeting

Ongeldige voormeting

Ongeldige nameting

Te gebruiken meetinstrumenten

Het kenmerk "Geldige voormeting" geeft aan of er een geldige voormeting is. 

Het kenmerk "Meetinstrument voormeting" geeft aan wat het meetinstrument is van de geldige voormeting.

De kenmerken “Ongeldige voor- en nametingen” tonen die metingen, die niet volledig gekoppeld zijn. Dit zijn metingen, die ingepland staan bij de patiënt (status: Ingepland) of die door de patiënt niet correct zijn ingevuld (Status: Niet volledig ingevuld). Deze functionaliteit geldt alleen voor de Excel output.

Het kenmerk “Te gebruiken meetinstrumenten” geeft de meetinstrumenten aan die bij het betreffende behandeltraject geldig zijn conform de regels van de zorgaanbieder.

LooptijdResterende looptijd

De resterende looptijd geeft de maximale periode weer dat een openstaand behandeltraject nog heeft voordat deze afgesloten moet worden. Deze resterende looptijd is negatief voor die DBC trajecten die afgesloten zijn of afgesloten hadden moeten worden.

Actie periode

Resterende actieperiode

Uiterlijke actiedatum

De resterende actieperiode geeft het aantal dagen weer waarbinnen nog een geldige voor- of nameting geregeld kan worden.

De uiterlijke actiedatum geeft de datum weer tot wanneer een uit te zetten meting nog geldig is. Deze functionaliteit geldt alleen voor de Excel output.

Nb. Door de parameter ‘resterende periode’ te vergroten boven de 13 weken wordt tevens inzicht gekregen in welke DBC trajecten niet gemeten zijn en waar dat ook niet meer zinvol voor is.

Parameters voor de inrichting van de werklijsten

Verder bepalen een aantal parameters hoe de informatie op de werklijsten getoond wordt. Deze parameters worden via Beheer / Configuratie / Parameters beheerd. Door te zoeken bij Categorie op 'Werklijst" worden deze getoond. Tijdens de implementatie worden deze parameters ingericht samen met de implementatieconsultant. 


Werklijsten inplannen

Expand
titleKlik hier om uit te klappen

Inleiding

Het is bij elke werklijst ook mogelijk dat de betreffende werklijst (met zijn eigen specifieke inrichting) niet gelijk aangemaakt wordt, echter periodiek wordt aangemaakt en opgestuurd. Hierdoor wordt het meetproces nog beter ondersteund. In dit hoofdstuk wordt aangegeven hoe u een werklijst inplant, hoe de ontvanger weet dat er een nieuwe werklijst klaarstaat en hoe u de aangemaakte geplande taken kunt beheren. 

Inplannen

Als de velden voor het rapport zijn gedefinieerd, dan kan de werklijst worden opgenomen in de planning. Wanneer de werklijst ingepland moet worden zorg er dan voor dat "Opnemen in planning" op "Ja" staat.

Hieronder ziet u het betreffende planningsscherm. 

In eerste instantie krijgt u een overzicht te zien van de parameters die u hiervoor heeft ingevuld.

Vervolgens is het nodig om aan te geven voor welke persoon / afdeling de betreffende werklijst bedoeld is. Bij 'Kies een e-mailadres' selecteert u een e-mailadres uit de binnen SAM aanwezige e-mailadressen (1) of voer een nieuw e-mailadres op. Het is mogelijk om dezelfde werklijst naar verschillende personen op te sturen. Vul bij "Of voer een nieuw adres op" de betreffende e-mailadressen achterelkaar in, waarbij deze gescheiden worden door een ";" (2).

  1. Bij deze optie worden alle unieke emailadressen getoond van de gebruikers, van de hier opgevoerde personen en van ingelezen behandelaren.
  2. Bijvoorbeeld " info@infinitcare.com ; han.laarhuis@infinitcare.com " 

Bepaal vervolgens wanneer de betreffende werklijst verstuurd moet worden. Een werklijst wordt verstuurd na een bepaalde actie of op een bepaald moment. Afhankelijk van de gemaakte keuzes worden meerdere opties getoond.

Wekelijks

Maandelijks

Elk kwartaal

Nb. Het is niet raadzaam om een werklijst te versturen na een taak, bijvoorbeeld 'Koppelen'. Het is beter om een moment te kiezen, waarop de werklijsten verstuurd worden. Kies dus bij de planning bij voorkeur voor Week of Maand.

Verwerking

Dagelijkst wordt tijdens de batchverwerking bekeken of de betreffende werklijsten aangemaakt moeten worden. Is dat het geval dan wordt de werklijst aangemaakt en krijgt de ontvangende persoon een email met daarin een link, waarmee de werklijst opgehaald kan worden. 

Vervolgens kan de betreffende persoon de link aanklikken en wordt de betreffende werklijst opgehaald. 

Beheren van geplande taken

Wanneer u een werklijst ingepland heeft dan wordt deze informatie opgeslagen bij "Beheer geplande taken". Daar heeft u de mogelijkheid om deze taken aan te passen en/of te verwijderen. 

Stap voor stap

  1. Ga naar "Beheer"
  2. Kies voor "Taken" in het bovenste menu
  3. Klik op "Beheer geplande taken"
  4. Selecteer de geplande taak, die u wilt wijzigen (via het potlood)
  5. Pas de geplande taak aan en druk vervolgens op "Wijzigen". alleen het e-mailadres en het moment is aan te passen. 

Nb: Wilt u voor een generieke aanpassingen doen betreffende de parameters van de werklijst neem dan contact op met uw accountmanager om te bespreken hoe dit efficiënt uitgevoerd kan worden.


Parameterscherm

Expand
titleKlik hier om uit te klappen

Inleiding

Binnen dit hoofdstuk wordt aangegeven welke selectieparameters mogelijk zijn en welke velden op de verschillende werklijsten geplaatst worden. Bij het bepalen van de werklijst is het namelijk mogelijk om aan te geven dat bepaalde velden wel/niet op het rapport moeten staan. Dit afhankelijk van de wensen van de zorgaanbieder en individuele gebruiker. 

Selectie parameters

De hieronder opgesomde parameters worden gebruikt om de trajecten te selecteren. Afhankelijk van het type werklijst worden bepaalde parameters wel/niet getoond.

Parameter

ROM

Locatie

ROM

Behandelaar


Opmerking
OrganisatieJa

Op welk organisatiedeel moeten de behandeltrajecten betrekking hebben

De gebruiker kan alleen die locaties/organisatie onderdelen selecteren, waartoe hij conform de autorisatie regels gerechtigd is. De locaties worden per niveau gesorteerd.

Behandelaar
Ja

De naam van de behandelaar.

Wanneer er geen behandelaar aan het traject gekoppeld is dan vallen deze onder "Geen behandelaar"

De gebruiker kan alleen die behandelaren selecteren, waartoe hij conform de autorisatie regels gerechtigd is.

Rol behandelaarJaJa

Een behandelaar is bij een behandeltraject betrokken in een bepaalde rol. Afhankelijk van de doelstelling is het mogelijk om alleen die behandeltrajecten te selecteren, waarvan de behandelaar een bepaalde rol heeft. Hierbij kan een keuze gemaakt worden uit de door AKWA verplicht gestelde rollen (primair en neven), maar ook uit door de instelling gedefinieerde rollen.

Meestal wordt hier 'Alle rollen' of 'Behandel verantwoordelijke' geselecteerd. 

Soort trajectJaJa
DBC's worden afhankelijk van de prestatiecode gekenmerkt als een Initieel of als een Vervolg traject. Wanneer er geen prestatiecode bij de DBC is gedefinieerd dan wordt zo'n traject als 'geen prestatiecode' gekenmerkt.
TrajecttypeJaJa
Het trajecttype is afhankelijk van de financieringsvorm. Mogelijke varianten zijn DBC, GBGGZ, DBBC, Jeugdhulp etc
Startdatum binnen x wekenJaJa

Voormeting

(open/afgesloten)

Alleen behandeltrajecten worden meegenomen, waarvan de startdatum minder dan x weken oud is. Deze functionaliteit geldt voor die trajecten, die betrekking hebben op zorgdomeinen, waar gekeken wordt naar de startdatum van het behandeltraject. 

Eerste sessiedatum binnen x wekenJaJa

Voormeting

(open/afgesloten)

Alleen behandeltrajecten worden meegenomen, waarvan de eerste sessiedatum minder dan x weken oud is. Deze functionaliteit geldt voor die trajecten, die betrekking hebben op zorgdomeinen, waar gekeken wordt naar de sessiedata van het behandeltraject. 
Einddatum binnen x wekenJaJa

Nameting

(afgesloten)

Alleen behandeltrajecten worden meegenomen, waarvan de einddatum minder dan x weken oud is. Deze functionaliteit geldt voor die trajecten, die betrekking hebben op zorgdomeinen, waar gekeken wordt naar de startdatum van het behandeltraject. 
Maximaal resterende looptijd in x wekenJaJa

Nameting

(open)

Alleen behandeltrajecten worden meegenomen, waarvan de resterende looptijd (rekening houdende met een maximale looptijd van één (1) jaar) minder dan x weken is.
Laatste sessiedatum meer dan x weken geledenJaJa

Nameting

(afgesloten)

Alleen behandeltrajecten worden meegenomen, waarvan de eerste sessiedatum minder dan x weken oud is. Deze functionaliteit geldt voor die trajecten, die betrekking hebben op zorgdomeinen, waar gekeken wordt naar de sessiedata van het behandeltraject. 
Maximaal resterende actieperiode in x dagenJaJa

Maximaal resterende actieperiode openstaande trajecten in x dagenJaJa

Rekening houden met Reden non responsJaJa

PDF of ExcelJaJa
Dit kenmerk geeft aan of de output een Excel bestand moet zijn of een PDF bestand. Het probleem met PDF bestanden is dat deze een maximum breedte hebben en dat daardoor niet altijd alle data getoond wordt. 

Velden op de rapporten

Van de hieronder opgesomde parameters is het mogelijk om deze wel / niet op het rapport te plaatsen. Afhankelijk van het type werklijst is het mogelijk om een bepaald veld wel/niet uit te zetten. 

ParameterOpmerking
Rol 1

Dit veld toont aan wie primair verantwoordelijk was.

De inrichting van de behandelaar binnen SAM Zorgmonitor bepaald welke van de 'Rol'-velden getoond worden.

Rol 2

Dit veld toont aan wie behandelinhoudelijk verantwoordelijk was

Rol 3

Dit veld toont aan wie verantwoordelijk was voor de ROM Coördinatie

Rol 4

Dit veld toont aan wie verantwoordelijk was voor de evaluatie van de behandeling

Beroep

Het beroep van de behandelaar zoals deze in SAM wordt aangeleverd

Naam BehandelaarNaam van de behandelaar
Locatiecode

De locatie kan een afkorting / code hebben

Naam locatie

Dit is de volledige naam van de locatie

Zorgdomein

Het zorgdomein, waaronder het traject valt

01 - Volwassenen EPA

02 - Volwassenen cure

04 - Kinderen & Jeugd

08 - Forensisch Psychiatrie

20 - Verslaving care

21 - Verslaving cure

30 - Psychogeriatrie

31 - Gerontopsychiatrie

41 - Dyslexie

TrajecttypeHet trajecttype is afhankelijk van de financieringsvorm. Mogelijke varianten zijn DBC, GBGGZ, DBBC, Jeugdhulp etc
Soort behandeltraject

DBC's worden afhankelijk van de prestatiecode gekenmerkt als een Initieel of als een Vervolg traject. Wanneer er geen prestatiecode bij de DBC is gedefinieerd dan wordt zo'n traject als 'geen prestatiecode' gekenmerkt.

GeslachtHet geslacht van de patiënt wordt weergeven als M of V
Startdatum behandeltraject

Het behandeltraject (DBC) wordt geopend op de datum waarop het eerste (directe of indirecte) patiëntgebonden contact plaatsvindt. Het eerste contact kan zijn in het kader van pré intake, intake, diagnostiek, behandeling/ begeleiding, crisisopvang, verblijf of dagbesteding. 

Einddatum behandeltrajectDe datum dat het behandeltraject is afgesloten
Datum eerste sessieDe datum eerste sessie wordt gebruikt als referentiepunt voor de voormeting. Bij een vervolg DBC-traject is dit de datum van de behandeltijdschrijfsessie die het dichtst ligt bij de startdatum van het vervolg traject.
Datum laatste sessieDe datum van de behandeltijdschrijfsessie die het dichtst ligt tegen de einddatum van het behandeltraject.
Geldige voormetingIs er een geldige voormeting afgenomen (Ja / Nee)
Meetinstrument voormetingMet welk meetinstrument is de voormeting afgenomen, bijvoorbeeld BSI
Resterende looptijdDe resterende looptijd voordat het DBC traject moet worden afgesloten. Een initiële DBC kan maximaal 365 dagen open staan en dient dus maximaal na 365 dagen afgesloten te worden.

Patiëntnaam

De naam van de patiënt

GeboortedatumDe geboortedatum van de patiënt
Patiëntidentificatie

De patiëntidentificatie kan mogelijk het koppelnummer zijn.te zijn om metingen te koppelen aan een patiënt.

Wordt meestal weggelaten, omdat deze niet is ingevuld

Categorie excluderen

Moeten er categorieën worden geexcludeerd

  • Crisis DBC-trajecten – (prestatiecodes eindigend op 013, 014, 015, 016, 165, 166, 213, 214, 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507)
  • Diagnostische DBC-trajecten – (prestatiecodes eindigend op 007, 008, 009, 162, 163, 164, 211, 212, 262, 263, 307, 508, 509, 510, 511, 512, 513, 514) 
  • Geen behandeling bij 24 uurs verblijf DBC-trajecten (prestatiecodes eindigend op 001, 000)
  • Indirecte tijd DBC-trajecten - (prestatiecodes eindigend op 002, 003, 004, 005, 160, 161, 259)
  • Transitieprestatie DBC-trajecten (GB GGZ) – (prestatiecodes beginnend met 805)
Reden einde behandeltraject

De reden waarom het behandeltraject is beeindigd.

  • In onderling overleg beëindigd zorgtraject/ patiënt uitbehandeld
  • Afsluiten vanwege openen vervolg-DBC
  • Reden voor afsluiting bij behandelaar/ om inhoudelijke redenen
  • Et cetera
Te gebruiken meetinstrumenten

Welke meetinstrumenten worden er tijdens de behandeling gebruikt.

Ongeldige voormetingen

Er is wel een voormeting afgenomen, echter deze was niet geldig. 

Ongeldige nametingen

Er is wel een voormeting afgenomen, echter deze was niet geldig. 

Datum eerste afspraakDe datum waarop de volgende afspraak met de patiënt plaatsvindt
Datum eerste evaluatieDe datum waarop de eerst volgende evaluatie met de patiënt plaatsvindt
ZorgtrajectnummerHet nummer van het zorgtraject
Primaire diagnose codeDe primaire diagnose code van het zorgtraject
GAF scoreDe GAF score van de patiënt
PrestatiecodeDe prestatiecode van de behandeling
Geboorte jaarHet geboortejaar van de patiënt
Geboorte maandDe geboorte maand van de patiënt
Postcode gebiedHet postcodegebied (cijferdeel van de postcode) van de patiënt
Geboorteland patientHet geboorteland van de patiënt voor het bepalen van de etniciteit. 
Geboorteland moederHet geboorteland van de moeder voor het bepalen van de etniciteit. 
Geboorteland vaderHet geboorteland van de vader voor het bepalen van de etniciteit. 
LeefsituatieDe leefsituatie van de patiënt
Opleidings niveauHet opleidingsniveau van de patiënt