| SAM Automeet zorgt ervoor dat ROM-metingen automatisch worden klaargezet en verstuurd. Daarbij wordt rekening gehouden met een meetplanning en de al aanwezige metingen binnen SAM. Dit kan u veel tijd besparen en zal zeker uw responspercentage verhogen, daar voor- en nametingen op het juiste moment worden ingepland. In de training SAM Automeet krijgt u een volledige beschrijving hoe deze module werkt en hoe u deze binnen uw organisatie kan gebruiken. |
|---|
...
Voor wie is deze training
- voor gebruikers en beheerders die kennis willen maken met SAM WerklijstenAutomeet
- voor afdelingen en behandelaren die het responspercentage metingen automatisch willen verhogenuitzetten
- voor diegene die willen onderzoeken waarom er geen juiste voor- en / of na metingen worden uitgezetgeen gebruik willen maken van SAM Werklijsten, maar metingen automatisch willen uitzetten
Wat is SAM
...
Het gaat bijvoorbeeld om geopende DBC-trajecten waar nog geen voormeting heeft plaatsgevonden. En om (bijna) afgesloten DBC-trajecten waar nog geen nameting heeft plaatsgevonden. Deze werklijsten geven duidelijk aan welke behandelaar of afdeling (locatie) verantwoordelijk is voor de desbetreffende DBC. Het kunnen ook behandeltrajecten zijn die op een andere manier zijn gefinancierd of die gebaseerd zijn op de zorgpaden van de instelling.
Daarnaast is er ook een werklijst waarmee u actief op de volledigheid van casemix-variabelen kunt sturen. Het gaat hierbij om data zoals leefsituatie en opleidingsniveau. SBG stelt deze data verplicht en enkele zorgverzekeraars stellen voorwaarden omtrent de aanlevering hiervan.
De werklijsten kunnen op verschillende wijze worden vormgegeven. Zo kan geselecteerd worden op onder andere afdeling, behandelaar, soort DBC en ook andere financieringstypes, zoals DBBC. De werklijsten kunnen automatisch worden verzonden naar de behandelaar in kwestie in een formaat naar keuze.
Bij het type rapport kan je zien staan 'Voor-Overig' of bijvoorbeeld 'Na-Afgesloten-Overig'. Het woord 'Overig' heeft te maken dat het zorgdomein geen EPA is.
...
Automeet
Met SAM Automeet kunnen ROM-metingen automatisch worden verstuurd zonder tussenkomst van behandelaren of zorgadministratie.
Op basis van EPD-data en het meetproces bepaalt SAM Automeet of er een meting verstuurd moet worden. Als dit het geval is, wordt een melding doorgegeven aan de ROM-applicatie die op haar beurt de meting verstuurt.
Er zijn criteria die bepalen of bij een behandeltraject een meting moet worden uitgezet. Deze criteria worden vastgelegd bij 'Inrichting meetstructuur', waaronder een geldigheidsperiode.
Een meting wordt uitgezet als
een behandeltraject aan de criteria voldoet
er geen juiste meting aanwezig is in SAM of aangemaakt is binnen de ROM-applicatie.
Wie ontvangt de SAM Werklijsten
Stem intern af wie de werklijsten zouden moeten ontvangen. Dat moeten degene zijn die ook de metingen uitzetten of monitoren. Gaat het om een zorgadministratie of een behandelaar? En welke behandelaar? Meestal gaat het niet om de hoofdbehandelaar, maar om degene die het meeste contact heeft met de cliënt.
Van belang is dus ook hoe de behandelaar(-s) wordt gedefinieerd in de EPD-export. Staat daar de juiste behandelaar in?
Inrichting SAM Werklijsten
De inrichting SAM Werklijsten staat beschreven in de 'Handleiding' welke direct vanuit SAM toegankelijk is.
De directe link naar de Inrichting SAM Respons : Implementatie SAM Werklijsten
Werklijsten maken
Bij het aanmaken van de werklijsten kan je een selectie maken van de parameters voor Werklijst ROM Locatie en Werklijst ROM Behandelaar
De selectie parameters zijn voor beide werklijsten vrijwel gelijk. Als voorbeeld zal de Werklijst ROM Locatie worden uitgewerkt.
Verklaring van de velden op het rapport
...
Het type behandelaar van het zorgtraject, dit kan primair of neven zijn.
...
Inhoudelijk behandel verantwoordelijke
...
Coördinatie verantwoordelijke
Wordt meestal weggelaten, omdat deze niet is ingevuld
...
De persoon welke verantwoordelijk is voor de evaluatie van de behandeling
Wordt meestal weggelaten, omdat deze niet is ingevuld
...
Het beroep van de behandelaar zoals deze in SAM wordt aangeleverd
Wordt meestal weggelaten, omdat de informatie in het veld hetzelfde is
...
De locatie kan een afkorting / code hebben
...
Dit is de volledige naam van de locatie
...
01 - Volwassenen EPA
02 - Volwassenen cure
04 - Kinderen & Jeugd
08 - Forensisch Psychiatrie
20 - Verslaving care
21 - Verslaving cure
30 - Psychogeriatrie
31 - Gerontopsychiatrie
41 - Dyslexie
Wordt meestal weggelaten, als het zorgdomein overal hetzelfde is
...
- DBC
- DBBC
- GBGGZ
...
- vervolg
- initieel
- geen prestatiecode
...
- M
- V
...
Het behandeltraject (DBC) wordt geopend op de datum waarop het eerste (directe of indirecte) patiëntgebonden contact plaatsvindt. Het eerste contact kan zijn in het kader van pré intake, intake, diagnostiek, behandeling/ begeleiding, crisisopvang, verblijf of dagbesteding. De datum van het eerste patiëntgebonden contact is de startdatum van de DBC.
...
- Ja
- Nee
...
Patiëntnaam
...
De naam van de patient
...
D patiëntidentificatie kan mogelijk het koppelnummer zijn.te zijn om metingen te koppelen aan een patiënt.
Wordt meestal weggelaten, omdat deze informatie niet is ingevuld
...
Moeten er categoriëen worden geexcludeerd
...
- Crisis DBC-trajecten – (prestatiecodes eindigend op 013, 014, 015, 016, 165, 166, 213, 214, 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507)
- Diagnostische DBC-trajecten – (prestatiecodes eindigend op 007, 008, 009, 162, 163, 164, 211, 212, 262, 263, 307, 508, 509, 510, 511, 512, 513, 514)
- Geen behandeling bij 24 uurs verblijf DBC-trajecten (prestatiecodes eindigend op 001, 000)
- Indirecte tijd DBC-trajecten - (prestatiecodes eindigend op 002, 003, 004, 005, 160, 161, 259)
- Transitieprestatie DBC-trajecten (GB GGZ) – (prestatiecodes beginnend met 805)
...
- In onderling overleg beëindigd zorgtraject/ patiënt uitbehandeld
- Afsluiten vanwege openen vervolg-DBC
- Reden voor afsluiting bij behandelaar/ om inhoudelijke redenen
- Et cetera
...
Welke meetinstrumenten worden er tijdens de behandeling gebruikt.
...
Het gebruikte meetinstrument bij de voormeting bevat een waarde die geldig is in de referentietabel ‘Meetinstrument’ uit het document SBG codelijsten.
Het gebruikte meetinstrument bij de voormeting is identiek aan het gebruikte meetinstrument bij de nameting.
Het aantal dagen tussen de datum van de meting en de datum van de eerste behandelsessie ligt binnen de vastgestelde meetmarges.
Wordt meestal weggelaten, omdat deze informatie niet is ingevuld
...
Het gebruikte meetinstrument bij de voormeting is identiek aan het gebruikte meetinstrument bij de nameting.
Indien de score niet of niet juist is ingevuld, dan is de code 99 (Missing) aangeleverd. Indien bij 2 of 3 vragen de score ongeldig is, dan wordt dit zorgtraject niet meegenomen bij de score.
...
Werklijsten inplannen
Selecteer een e-mailadres uit de binnen SAM aanwezige email adressen of voer een nieuw email adres op. Het is mogelijk om dezelfde werklijst naar verschillende personen te sturen. Vul bij "Of voer een nieuw adres op" de betreffende e-mailadressen achter elkaar in, waarbij deze gescheiden worden door een ";".
Bepaal vervolgens wanneer de betreffende werklijst verstuurd moet worden. Een werklijst wordt verstuurd na een bepaalde actie of op een bepaald moment. Afhankelijk van de gemaakte keuzes worden meerdere opties getoond. Het is niet raadzaam om een werklijst te versturen na een taak, bijvoorbeeld 'Koppelen', de reden daarvoor is dat bijvoorbeeld het secretariaat of behandelaren ongewenst te frequent de werklijsten krijgen toegestuurd. Kies dus bij de planning bij voorkeur voor Week of Maand, dit in overleg met de zorgaanbieder.
Voorwaarden SAM Automeet
Er zijn enkele voorwaarden waaraan moet worden voldaan, om gebruik te kunnen maken van SAM Automeet
- Met de zorgaanbieder wordt bepaald hoe de meetstructuur eruit moet zien.
- Zorgaanbieder heeft een ROM-applicatie welke geschikt is voor SAM Automeet.
- De ROM-leverancier blijft verantwoordelijk voor het daadwerkelijk aanmaken en versturen van de meting.
- De verantwoordelijkheid van InfinitCare eindigt bij het conform de criteria instrueren van het aanmaken en versturen van ROM-meetinstrumenten.
- Er is een interface tussen SAM Automeet en de ROM-applicatie.
- Het uitzetten van metingen is gebaseerd op informatie in de DBC-systematiek.
- Er kunnen over alle trajecten metingen worden ingesteld. De onderliggende parameters dienen wel aanwezig te zijn in de exportbestanden.
- Voor een goede werking van SAM Automeet moeten de aanwezige ROM-metingen in SAM actueel zijn.
- Het betreft hier enkel ROM-meetinstrumenten, geen PROM-meetinstrumenten.
Inrichting SAM Automeet meetstructuur
De inrichting van de meetstructuur vindt plaats in SAM bij Beheer/Taken/Beheer geplande acties. Daar kan een geplande actie gemaakt worden. Vervolgens kan het meetproces per meetinstrument worden ingericht.
De inrichting bestaat uit drie onderdelen:
- Specificatie van behandeltrajecten,
- Bepaling geldigheidsperiode meting
- Bepaling meting en respondent.
De onderdelen zijn in dezelfde volgorde in het blauwe, rode en groene kader aangegeven.
Kies eerst de actie Aanmaken meting
- Specificatie van behandeltrajecten. Met onderstaande instellingen wordt bepaald of er een meting moet worden uitgezet voor een traject. Er wordt geen rekening gehouden met niet ingevulde criteria.
- Bij trajecttype dient ter specificatie van het (financierings-)type traject.
- Het zorgdomein waarop de behandeling betrekking heeft.
- Bij Minimum leeftijd patiënt kunnen de behandeltrajecten nader gespecificeerd worden door de minimumleeftijd van een patiënt op het verwerkingsmoment aan te geven.
- Bij Maximum leeftijd patiënt tot en met kunnen de behandeltrajecten nader gespecificeerd worden door de minimumleeftijd van een patiënt op het verwerkingsmoment aan te geven.
- Patiënttype ROM kan door de zorgaanbieder worden gedefinieerd binnen het EPD. In het geval dit veld meekomt in het in te lezen EPD-bestand, kan op basis van dit veld het traject nader worden gespecificeerd.
- Taal kan ook worden gespecificeerd op basis van de taaldefinitie van het in te lezen EPD-bestand.
- Bij Welk traject kan gespecificeerd worden of de actie alleen het eerste traject betreft, alle opvolgende (vervolg-)trajecten. Door Alle trajecten te selecteren wordt geen onderscheid gemaakt.
- Bepaling geldigheidsperiode meting.
- Bij deze criteria wordt een periode gespecificeerd, waarbinnen de meting moet worden uitgezet én waarbinnen de meting idealiter ingevuld wordt: ideale ROM-meetdatum. Deze periode wordt gebaseerd op het in te lezen EPD-bestand, waardoor er een aantal opties zijn voor de bepaling van deze periode:
- Met het Datumtype kunnen verschillende data geselecteerd worden waarop de geldigheid wordt gebaseerd.
- Bij Afwijking ideale ROM-meetdatum t.o.v. datumtype in maanden wordt het negatieve of positieve verschil in tijd aangegeven van de ideale ROM-meetdatum t.o.v. het datumtype *).
- De instellingen bij Uitzetten meting na einde traject geven aan of er nog metingen uitgezet moeten worden na einde traject.
- Meetperiode voor ideale ROM-meetdatum in maanden geeft aan vanaf welk moment metingen kunnen worden uitgezet *).
- Meetperiode na ideale ROM-meetdatum in maanden geeft aan tot welk moment metingen ingevuld kunnen worden, voordat de meting status missed krijgt (De tijdseenheid (dagen, weken, maanden) kan ingesteld worden bij parameter 5.15 binnen beheer)
- Bepaling meting en respondent. Hier wordt het te gebruiken meetinstrument aangegeven, het type respondent en een eventuele volgorde van de meetinstrumenten.
- Bij Meetinstrument kan uit de in SAM bekende meetinstrumenten gekozen worden.
- Bij Type respondent kan de in SAM bekende respondenten geselecteerd worden.
- In het geval dat meerdere metingen tegelijkertijd verstuurd worden kan bij Volgorde meetinstrumenten de volgorde worden aangegeven.
SAM Automeet operationele werking na inrichting
Na het aanmaken van de meting kunnen deze acties teruggevonden worden in SAM bij Beheer/Taken/Beheer geplande acties.
Bij Raadplegen uit te voeren metingen worden alle metingen weergegeven die door SAM zijn klaargezet om te worden verstuurd. Een meting kan verschillende statussen hebben:
- Meting waarbij een meting uitgezet zou moeten worden conform de meetstructuur, maar nog niet verstuurd is naar de ROM-applicatie.
- Meting is verstuurd naar de ROM-applicatie en ook geaccepteerd.
- Fouten opgetreden. Meting is naar de ROM-applicatie gestuurd, maar niet door de ROM-applicatie geaccepteerd. Er is waarschijnlijk een technische fout opgetreden. Nader onderzoek is vereist.
- Niet nodig. Conform de meetstructuur staat een meting ingepland, maar een vorige meting is niet volledig. Daarom wordt meting niet naar de ROM-applicatie verstuurd.
- Een al uitgezette meting die onvolledig is, waaraan de patiënt een herinnering is verstuurd. Deze herinnering vindt tegelijkertijd plaats met het uitzetten van een andere meting.
Verklaring van de velden op het rapport
Werklijsten inplannen
Selecteer een
Afronden
De training afronden door nogmaals kort de onderwerpen toe te lichten die besproken zijn. Vragen aan de deelnemers of er nog vragen of onduidelijkheden zijn.
Figuur 1 Beheer/taken/beheer geplande taken
Figuur 2 Aanmaken Geplande actie
Figuur 3 Aanmaken geplande actie
Figuur 4 Overzicht uit te voeren meting
Copyright © 2018 InfinitCare B.V. All rights reserved